Robotic Process Automation: o que muda com o processo de automação

Robotic Process Automation é o uso de software com Inteligência Artificial e recursos de Aprendizado de Máquina para lidar com tarefas repetitivas e de alto volume que antes exigiam que os humanos executassem.

Essas atividades podem incluir consultas, cálculos e manutenção de registros e transações.

Mas essa explicação rápida é muito pouco para entendermos o poder revolucionário desse conceito. Por isso, continue lendo. Você vai ver exemplos de funcionamento do Robotic Process Automation, que vantagens as empresas podem obter com ele e muito mais!

Robotic Process Automation: o conceito

Robotic Process Automation (RPA) é uma aplicação de tecnologia regida pela lógica de negócios e insumos estruturados, que visa automatizar os processos de negócios. Poderíamos traduzir, livremente, esse conceito para “automação de processos robóticos”.

Usando ferramentas RPA, uma empresa pode configurar um software, ou um “robô”, para capturar e interpretar aplicativos para processar uma transação, manipular dados, disparar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais.

Os cenários de RPA variam de algo tão simples quanto gerar uma resposta automática a um email para implantar milhares de bots, cada um programado para automatizar trabalhos em um sistema integrado de gestão empresarial (ERP), por exemplo.

Logo, não é incorreto dizer que a tecnologia RPA — às vezes chamada de robô de software ou bot — imita um trabalhador humano, registrando-se em aplicativos, inserindo dados, calculando e concluindo tarefas e efetuando logout.

Organizações do mercado de serviços financeiros estão na vanguarda do movimento Robotic Process Automation, descobrindo maneiras de usar software para facilitar os processos de negócios sem aumentar o número de funcionários ou custos.

Até 2020, a automação e a Inteligência Artificial reduzirão as necessidades de funcionários em centros de serviços compartilhados em até 65%, segundo a Gartner, que também  afirma que o mercado de RPA ultrapassará 1 bilhão de dólares ao redor do mundo até 2020.

Robotic Process Automation: como funciona na prática

Uma maneira bastante prática de entender o funcionamento do Robotic Process Automation é diferenciando-o da automação regular de TI.

O que distingue o RPA da automação de TI tradicional é a capacidade das plataformas RPA de estar ciente e se adaptar às novas circunstâncias, exceções e novas situações.

Uma vez que o software RPA tenha sido “treinado” para capturar e interpretar as ações de processos específicos em aplicativos de software existentes, ele pode manipular dados, disparar respostas, iniciar novas ações e se comunicar com outros sistemas de forma autônoma.

Um software RPA é particularmente útil para organizações que possuem muitos sistemas diferentes e complicados que precisam interagir de forma fluida.

Por exemplo, se um formulário eletrônico de um sistema de RH não tiver um código postal, o software de automação tradicional sinalizaria o formulário como tendo uma exceção e um funcionário manipularia a exceção procurando o CEP correto e digitando-o no formulário. Depois que o formulário é concluído, o empregado pode enviá-lo para a folha de pagamento para que as informações possam ser inseridas no sistema de folha de pagamento da organização.

Com a tecnologia RPA, no entanto, os softwares que têm a capacidade de se adaptar, aprender e se auto-corrigir lidam com a exceção e interagem com o sistema de folha de pagamento sem assistência humana.

Robotic Process Automation: gigantes que já têm essa estratégia e possibilidades de aplicação

O Walmart, o Deutsche Bank, a AT & T, a Walgreens e a American Express Global Business Travel estão entre as muitas empresas que já têm estratégias de Robotic Process Automation.

Recentemente, o Walmart implantou cerca de 500 bots para automatizar qualquer coisa, desde responder perguntas dos funcionários até recuperar informações úteis dos documentos de auditoria.

A American Express Global Business Travel, usa o RPA para automatizar o processo de cancelamento de uma passagem aérea e emissão de reembolsos.

A Thompson também usa o RPA para facilitar as recomendações de remarcação automática no caso de um desligamento do aeroporto e para automatizar determinadas tarefas de gerenciamento de despesas.

Confira, a seguir, algumas das inúmeras possibilidades de aplicação do RPA:

• no atendimento ao cliente: o RPA pode ajudar as empresas a oferecer um melhor atendimento ao cliente, automatizando as tarefas do centro de contatos, incluindo a verificação de assinaturas eletrônicas, o upload de documentos digitalizados e a verificação de informações para aprovações ou rejeições automáticas.
• na contabilidade: as organizações podem usar o RPA para contabilidade geral, contabilidade operacional, relatório transacional e orçamentação.
• nos serviços financeiros: empresas do setor de serviços financeiros podem usar a RPA para pagamentos em moeda estrangeira, automatizando aberturas e fechamentos de contas, gerenciando solicitações de auditoria e processando solicitações de seguro.
• na assistência médica: organizações médicas podem usar o RPA para lidar com registros de pacientes, reclamações, suporte ao cliente, gerenciamento de contas, faturamento, relatórios e analytics.
• na área de recursos humanos: o RPA pode automatizar as tarefas de RH, incluindo a integração e a exclusão, a atualização de informações dos funcionários e os processos de envio de planilhas de horas.
• no gerenciamento da cadeia de suprimento: o RPA pode ser usado para aquisições, automatizando o processamento de pedidos e pagamentos, monitorando níveis de estoque e rastreando remessas.

Robotic Process Automation: as vantagens para os negócios  

O RPA oferece às organizações a capacidade de reduzir custos de pessoal e erro humano. Um banco que implementa uma estratégia de RPA (softwares e métodos) consegue redesenhar seu processo de reclamações ao implantar bots para executar processos, lidando com milhões de solicitações. Assim, acrescenta capacidade equivalente a centenas de funcionários em tempo integral, reduzindo a necessidade de novas contratações e treinamentos, entre outros gastos.

Os bots normalmente são de baixo custo e fáceis de implementar, não exigindo software personalizado ou integração profunda de sistemas. Tais características são cruciais, uma vez que as organizações buscam o crescimento sem adicionar gastos significativos ou atritos entre os trabalhadores.

As empresas também podem incrementar seus esforços de automação injetando RPA com tecnologias cognitivas, como o Aprendizado de Máquina (Machine Learning), reconhecimento de fala e processamento de linguagem natural, automatizando tarefas de alta ordem que, no passado, exigiam as capacidades perceptivas e de julgamento dos seres humanos.

Em resumo, a tecnologia de automação de processos robóticos pode ajudar as organizações em suas jornadas de transformação digital, das seguintes maneiras:

• permitindo melhor atendimento ao cliente;
• garantindo que as operações e processos de negócios estejam em conformidade com os regulamentos e padrões;
• permitindo que os processos sejam concluídos muito mais rapidamente;
• fornecendo maior eficiência digitalizando e auditando dados de processo;
• criando economia de custos para tarefas manuais e repetitivas;
• permitir que os funcionários tenham uma atuação menos operacional e sejam mais produtivos e inovadores.

Robotic Process Automation: como as empresas devem se preparar

Veja agora algumas dicas que os especialistas em Robotic Process Automation recomendam para empresas que querem implementar essa estratégia em seus negócios

Defina as expectativas

Ganhos rápidos são possíveis com o RPA, mas não é recomendado começar a implementá-lo em escala. Muitos problemas do RPA decorrem da má gestão das expectativas. Declarações ousadas sobre RPA de fornecedores e consultores de implementação não ajudam.

Logo, o que se recomenda é uma mentalidade cautelosamente otimista — principalmente nos negócios de médio porte. Iniciar com um projeto e aprender com o processo é a melhor escolha.

Pense em RPA para melhorar a experiência do cliente

A RPA é frequentemente apoiada como um mecanismo para aumentar o retorno do investimento ou reduzir custos. No entanto, o melhor é usá-lo para melhorar a experiência do cliente.

Por exemplo, empresas como as companhias aéreas empregam milhares de agentes de atendimento ao cliente, mas os clientes ainda estão esperando na fila. Um chatbot, poderia ajudar a aliviar um pouco dessa espera.

Busque ajuda especializada

As implementações mais bem-sucedidas da RPA incluem um centro de excelência composto por pessoas responsáveis ​​por tornar os programas de eficiência um sucesso dentro da organização.

Nem todo empreendimento, no entanto, tem orçamento para isso. A melhor escolha é buscar ajuda de uma consultoria especializada, que desenvolve casos de negócios, calcule a possível otimização de custos e ROI, meça o progresso em relação a essas metas, entre outras atribuições.

Envolva a TI cedo e frequentemente

Por mais milagrosas que sejam as plataformas e os serviços de Robotic Process Automation, é fundamental envolver o time de tecnologia desde o início do projeto. Isso costuma não ser considerado pelas empresas que contratam ajuda externa para conduzir o projeto — e pode se revelar um erro grave.  

Da escolha do fornecedor à implementação das ferramentas, entre outros processos, é recomendado que tudo seja acompanhado de perto pela TI.

Não esqueça o impacto nas pessoas

Cortejadas por novas soluções brilhantes, algumas organizações estão tão focadas na implementação que negligenciam o loop de RH, o que pode criar alguns cenários de pesadelo para os funcionários que encontram seus processos diários e fluxos de trabalho interrompidos.

Portanto, assim como em outros projetos de tecnologia, é muito importante fazer uma boa gestão da mudança. Isso inclui preparar os usuários para a transformação.

Conclusão

Como você viu, o Robotic Process Automation é um movimento tecnológico que já pode ser considerado um fenômeno. Ele faz parte das inovações que conduzem a chamada “era da transformação digital” e oferece inúmeras vantagens aos negócios.

Em última análise, não existe uma solução mágica para a implementação do RPA, ele exige um sistema inteligente de automação que deve fazer parte da jornada de longo prazo para as empresas. A automação, nesse nível, precisa chegar a uma resposta  para completar os processos de negócios mais rapidamente, com melhor qualidade e escala.

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