Processos organizacionais: conheça os principais tipos e saiba como otimizá-los
Processos organizacionais dizem respeito sobre a forma como a sua empresa se ordena. Todas as atividades dos setores e colaboradores, juntos, formam os processos organizacionais. E otimizá-los pode ser decisivo para alcançar resultados exponenciais.
No corpo humano, um órgão está ligado a funções compartilhadas. E embora cada um tenha sua atribuição específica, eles funcionam de maneira completa em conjunto. Assim é uma empresa. Apesar de cada setor atuar de forma independente, as atividades inter relacionadas, chamadas de processos organizacionais, é que contribuem para o bom funcionamento corporativo.
Em um negócio, como no nosso corpo, é fundamental que cada processo esteja interligado aos demais, garantindo sinergia e complementaridade entre os setores.
Continue conosco e saiba o que são processos organizacionais e como sua empresa pode otimizar os resultados obtidos com eles!
O que são processos organizacionais?
O que as áreas de marketing, vendas, jurídica, administrativa, RH (e todas as outras) têm em comum dentro de uma empresa? As atividades, processos, procedimentos, equipamentos e informações que elas compartilham constituem os processos organizacionais.
Todo processo organizacional segue um determinado ciclo dentro das corporações. Cada um de sua forma e de acordo com seus objetivos, eles transformam insumos em produtos e serviços.
Esses processos têm como objetivo atender às demandas e necessidades dos clientes (quando são externos) ou da própria empresa (quando são internos), gerando, dessa forma, valor para o negócio.
Para isso, os processos organizacionais precisam sempre visar o melhor desempenho da corporação.
Quais são os principais tipos?
Existem vários tipos de processos organizacionais. Estes podem variar de acordo com muitos fatores, inclusive o perfil e o objetivo de negócio de cada corporação.
Vamos falar sobre os principais tipos para que você entenda dois pontos:
- Se os seus processos organizacionais atuais estão de acordo com a sua empresa.
- Se não estão, qual seria o mais adequado para o seu perfil.
Processos organizacionais primários
Esses processos são chamados dessa forma porque estão diretamente ligados ao produto ou serviço final, ou seja, o que é entregue ao cliente.
Logo, o objetivo dos processos organizacionais primários é atender as demandas e os desejos do cliente final.
Esse tipo de processo está diretamente ligado ao core business da empresa. É ele que demonstra o ramo no qual a companhia atua.
Dentro desses processos organizacionais estão as tarefas principais e que se relacionam com as atividades mais importantes de uma empresa.
Como esses processos organizacionais são considerados, de certa forma, mais importantes, é comum que existam os processos – chamados de apoio – dando suporte.
Processos organizacionais de apoio
Como falamos aqui em cima, esses processos organizacionais são assim chamados porque dão apoio aos processos primários. Ao contrário do anterior, esses processos não possuem relação com o cliente final.
Os processos organizacionais de apoio existem para garantir e otimizar os processos primários, garantindo que nunca sejam prejudicados ou interrompidos.
Processos organizacionais gerenciais
Como o nome já entrega, são os processos organizacionais que compreendem as atividades da gestão estratégica.
Esse tipo de processo organizacional está diretamente ligado com os outros dois porque será o responsável por analisá-los e monitorá-los de forma contínua, garantindo que os objetivos estratégicos da empresa sejam sempre atendidos pela parte operacional.
Como otimizar os processos organizacionais?
Todo e qualquer processo que seja feito dentro de uma organização precisa ser monitorado e ajustado de tempos em tempos para que sua produtividade se mantenha alta.
É fundamental estar atento às mudanças que ocorrem dentro da sua empresa para calibrar seus processos organizacionais de forma que eles acompanhem e reflitam os objetivos estratégicos do negócio.
Para isso, existem algumas metodologias. Vamos falar de duas que são amplamente conhecidas. O ponto importante aqui é que você precisa escolher qual será o método utilizado na sua empresa de acordo com seu perfil. Esse é o primeiro passo para otimizar os processos organizacionais de uma corporação.
Ciclo PDCA
A sigla PDCA já diz muito sobre essa metodologia: Plan, Do, Check e Act. Em português, planejar, fazer, checar e agir. São esses 4 passos que tornarão os seus processos organizacionais mais ágeis e eficientes dentro da sua corporação. Entenda como cada um deles funciona:
1ª fase: PLAN – planejar
Nesse primeiro momento, a empresa precisa identificar o objetivo que deseja alcançar.
Depois disso, é o momento de desenhar o plano de ação que será utilizado para instaurar as mudanças e melhorias necessárias e resolver as dores para chegar ao objetivo estabelecido.
2ª fase: DO – fazer
Essa é a hora da ação, de colocar em prática o plano que foi traçado na primeira fase.
3ª fase: CHECK – checar
Nessa etapa, você vai coletar dados para fazer mensuração de resultados. Através da análise desses dados será possível chegar a conclusões assertivas, identificar dores, erros, possíveis melhorias e fazer toda análise do processo organizacional que foi testado no ciclo.
4ª fase: ACT – agir
Tudo pronto? Mãos à obra! É hora de aplicar os ajustes nas ações que já foram tomadas. Veja: nem sempre isso é necessário. Vai depender diretamente da análise do ciclo (dados, sempre eles).
É aqui que você traz a melhoria efetiva para os seus processos organizacionais – depois das análises de resultados, é claro!
Acabou? Ainda não.
Se preciso for, você pode reiniciar o ciclo PDCA para fazer uma nova rodada sempre que preciso for. Para isso, é só voltar para a 1ª fase: elaborar um plano de ação e seguir as próximas fases.
BPM
A metodologia BPM (abreviação, em inglês, de Business Process Management), funciona em 6 etapas. Também é aplicada em ciclos, como a PDCA. Confira!
1ª etapa: Planejamento e alinhamento estratégico
Diferente do PDCA, o BPM começa com um levantamento e mapeamento dos processos organizacionais existentes. Essa primeira etapa é como uma análise geral do que está funcionando e do que não está.
Segundo essa metodologia, essa primeira etapa é como um atalho porque, nela, já é possível identificar alguns processos desnecessários, não sendo necessário rodar um ciclo inteiro para chegar a essa conclusão.
2ª etapa: Análise de processos
Processos identificados. Agora, é a hora da análise! Esse é o momento de avaliar como cada processo organizacional está sendo aplicado para ter certeza de que o mesmo realmente funciona.
Se não estiver funcionando bem, já será possível identificar possíveis melhorias.
3ª etapa: Desenho de processos
Após identificar o que pode melhorar, é hora de definir como essas melhorias serão implementadas.
Desenhar ou remodelar processos organizacionais que apresentam limitações, gargalos ou desperdícios de tempo e/ou dinheiro é fundamental nessa etapa.
4ª etapa: Implantação dos (novos) processos
Agora que já sabemos quais são as melhorias e como elas devem funcionar na prática, é hora de colocá-las em prática para saber se vão, de fato, funcionar.
E como saber se está funcionando? Próxima etapa!
5ª etapa: Monitoramento
Aqui você vai acompanhar os resultados para checar se, com a melhoria dos processos, eles estão melhorando, piorando ou se seguem da mesma forma. Como vimos, essa etapa também acontece no ciclo PDCA.
Outra coisa bem importante aqui é: colha dados para embasar suas conclusões.
6ª etapa: Refinamento
Na última etapa, você vai analisar as mudanças para saber se elas realmente surtiram o efeito esperado – sim, novamente; afinal, nunca é demais.
Se o resultado não for satisfatório, o ciclo se reinicia: volte para a 1ª etapa e faça tudo novamente.
Sistema integrado de gestão empresarial (ERP)
Se você quiser ir além, pode pensar em um sistema integrado de gestão empresarial. Através dele, é possível integrar informações, organizar o fluxo de trabalho entre setores, otimizar recursos, centralizar dados.
Isso possibilita uma eficiência operacional sem precedentes, possibilitando que sua corporação se torne ainda mais competitiva. E por quê? Porque só assim ela consegue conhecer verdadeiramente seu cliente.
Com o ERP se torna possível:
- Estruturar processos
- Aumentar a produtividade
- Controlar recursos
- Dinamizar operações internas
- Reorganizar todos os dados que circulam na empresa
- Ter uma operação robusta
- Ter mais produtividade e menos recursos
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Processos organizacionais: a meta é a melhoria contínua
As metodologias são, de certa forma, intuitivas e funcionam de forma simples. Portanto, sua empresa pode designar um time de especialistas que seja responsável por essas análises de forma frequente e contínua.
Essa equipe será responsável por acompanhar de perto os processos organizacionais e fazer sua análise, desenhar planos de ação, mensuração e reavaliação.
Veja: quando se trata de processos organizacionais, é importante saber que otimizá-los deve ser sempre o foco. Independente da metodologia utilizada, a meta deve ser a melhoria contínua.
Se ficar em dúvida ou precisar de ajuda, conte conosco. Nossos experts já ajudaram muitas corporações e podem ajudar a resolver sua dor e tornar sua empresa mais competitiva.
