Entendendo os bastidores do Hackaton

Os Hackathons vêm se tornando eventos cada vez conhecidos e com participação mais massiva ao redor do mundo.

Grandes players da tecnologia e de outras áreas, como a comunicação, estão lançando mão de enormes Hackathons para solução de problemas ou identificação de oportunidades.

Obviamente, quanto mais convidados, maior é o esforço de organização para o antes, durante e depois do evento. Porém, os passos a serem dados são semelhantes, com dimensões diferentes. Conheça nesse post um pouco desses bastidores.

Informalidade: um ambiente aberto ao novo

Existem alguns pontos principais a serem definidos logo. Outros podem aguardar até dias antes do Hackathon.

Por mais planejado que seja você ou sua empresa, é muito importante manter um clima de informalidade, que permita que caminhos sejam redesenhados ao longo do evento para solucionar as questões que aparecerão e tirar maior proveito da capacidade de inovar do evento.

Não planeje a organização de um Hackathon como o lançamento de um foguete. O minimalismo do planejamento não precisa ser tão extremo. Ao contrário, deve haver uma certa antecipação, muita capacidade de lidar com o imprevisto e manter a informalidade. Esteja preparado.

Faça casamentos, não lance foguetes! Improvise.

Os eventos de casamento são em geral planejados ao extremo, porém as cerimonialistas sabem que haverá imprevistos e se preparam para isso, e assim, mantém o foco para que o evento seja realizado naquela data e para que o objetivo seja atingido.

Mesmo com tanta antecipação, não é possível saber se vai chover no dia tão sonhado ou não. Os canapés podem vir de camarão ao invés de salmão, os violinos na verdade podem ser violas. No entanto, o show não pode parar e a noiva tem que se sentir realizada. Haja criatividade e capacidade de improvisação.

Definindo o objetivo do Hackathon

É salutar pensar, já no primeiro momento, quais são os objetivos a serem atingidos. Você pode almejar:

– Identificar em universidades estudantes com um bom potencial;

– Melhorar a imagem da empresa junto ao público de empreendedores e desenvolvedores de software;

– Dar os primeiros passos no mundo dos Hackathons, treinar funcionários, atuar no sentido de mudar culturas internas, ou identificar novas soluções para um problema difícil.

Não importa se seu objetivo é esse ou aquele. O importante é definir em linhas gerais o que se espera. Isso irá direcionar muita coisa, inclusive a forma de divulgação e o perfil das pessoas que interessa participar.

Sendo assim, busque um consenso entre todos os interessados no assunto.

Definindo as regras básicas

Reserve um tempo para definir algumas regras úteis que devem ser observadas por todos que participarão do Hackathon. Sugerimos o seguinte:

– Datas do evento

Um padrão comum para os Hackathons é durarem por dois dias e serem realizados nos fins de semana, com início no sábado e fim no domingo. Porém, existem diferentes formatos que funcionam bem.

– Horários

Nem sempre os Hackathons varam a madrugada. Se no seu evento essa é uma premissa, é preciso pensar em fornecer um local para descanso e alimentação noturna. Defina também se a infraestrutura como sacos para dormir será fornecida ou se será indicado que os participantes a levem.

– Alimentação

A alimentação pode ou não ser fornecida pelos organizadores. Pizzas e refrigerantes são sempre bem recebidos.

Sugerimos prever coffee-breaks para o início das manhãs de trabalho e para as tardes. Servi-los no próprio local do evento em vias gerais funciona melhor do que em antessalas.

– Recursos fornecidos

Dedique um esforço especial para identificar claramente quais são os recursos que deverão ser fornecidos aos participantes para que as atividades descordam sem grandes prejuízos.

Há mais a se pensar

Um Hackaton precisa prever ainda, além do espaço físico e recursos disponíveis, muito mais para o bom andamento e a facilitação da criatividade. Precisa ainda de uma equipe de mentores preparados, memorabília e um planejamento de apresentações finais.

Estamos preparando um E-Book que vai afunilar ainda mais esse conhecimento, divulgando as técnicas de preparo desses eventos de inovação.