Outsourcing de TI: o que é e quais os benefícios para sua empresa?
O outsourcing das operações de desenvolvimento têm sido um tópico importante há anos. As vantagens mais comuns do outsourcing de TI incluem escalabilidade, recuperação de crises mais rápida, acesso mais fácil a especialistas, custos menores e capacidade de concentrar recursos no desenvolvimento de negócios.
No entanto, o outsourcing também apresenta um modelo de entrega mais complexo, que levanta preocupações das empresas acerca da segurança e privacidade, visibilidade do status do projeto, menor controle sobre entregas e resultados.
Este artigo vai sanar essas preocupações, apresentando os principais conceitos, vantagens e desafios da adoção do outsourcing de TI, além de mostrar como a MJV pode ajudar sua empresa a atingir seus objetivos estratégicos em tempos de crise global.
O que é Outsourcing de TI?
De acordo com o Gartner, outsourcing de TI é o uso de prestadores de serviços externos para fornecer efetivamente soluções de processos de negócios, aplicações e infraestrutura de TI habilitados para gerar resultados de negócios.
O outsourcing, que também engloba serviços utilitários, hospedagem na nuvem e software-as-a-service, auxilia clientes a desenvolverem as melhores estratégias, selecionarem os provedores de TI corretos, estruturar bons contratos e administrar acordos para obter relações benéficas de ganha-ganha com seus fornecedores.
O outsourcing ainda permite que as empresas possam reduzir custos, acelerar o time-to-market e aproveitar ativos, propriedade intelectual e experiência externos.
Outsourcing de TI no atual contexto global
A prática do trabalho remoto está aumentando cada vez mais em virtude do distanciamento social durante a pandemia do COVID-19. Liderado pelas empresas em resposta às orientações da Organização Mundial da Saúde, a modalidade tem um impacto diário no combate à disseminação do vírus.
As empresas estão enfrentando um grande desafio com o trabalho remoto, com um agravante: agora elas também estão lidando com processos que desejavam automatizar antes que a maioria de seus funcionários trabalhasse em casa.
Essas circunstâncias serão o fator decisivo para a digitalização e automação de seus processos de trabalho de diversas empresas. Isso diminuirá os limites de atuação do outsourcing no futuro. Portanto, a longo prazo, as empresas tendem a terceirizar seus processos de TI e escalar seus negócios para outros países.
Tipos de Outsourcing de TI
Existem vários tipos de outsourcing de TI, definidos pela localização e sobre a forma com que o outsourcing acontece. Esses incluem:
Outsourcing de projetos (project-based)
Também conhecido como Outsourcing de Desenvolvimento de Software, Nearshoring, Offshoring, entre outros. Nesse caso, a empresa fornece todas as informações relacionadas ao projeto ao fornecedor externo de outsourcing e este fornecedor faz todo o desenvolvimento de software, realizando o gerenciamento do projeto e garantindo a qualidade.
Out Staffing
Também conhecida como Body Leasing, no caso de outsourcing nesse modelo, a empresa compra tempo dos funcionários do provedor do serviço de TI. Normalmente, a empresa paga taxas por hora ou um fee mensal.
Centro aberto de P&D
Também conhecido como escritório offshore. Algumas empresas abrem um escritório de pesquisa e desenvolvimento em outro país (geralmente com a mesma marca) e contratam pessoas locais para trabalhar para a empresa no escritório.
Benefícios do Outsourcing de TI
Existem inúmeras razões pelas quais as empresas terceirizam atividades comerciais específicas. E alguns dos motivos mais comuns incluem:
- Focar no core business da empresa
- Acessar os melhores recursos em nível global
- Controlar e diminuir os custos operacionais
- Aumentar a eficiência em atividades repetitivas
- Dividir riscos com a empresa parceira
- Aumentar o uso de conhecimento externo
Os principais benefícios do Outsourcing de TI são:
Previsibilidade
Os custos são mais previsíveis quando você faz outsourcing. Por exemplo, quando você usa um servidor hospedado, ele oferece a correção das despesas em quantidades pré-determinadas todos os meses. Não há custos de manutenção ou equipamento.
Proficiência
Os motivos mais populares para fazer outsourcing de qualquer projeto é ter acesso ao conhecimento e à experiência de especialistas que os funcionários atuais podem não oferecer – sem a necessidade de investir em treinamentos longos e curva de aprendizagem de um grande número de funcionários.
Acesso a recursos globais
O outsourcing pode auxiliar empresas a expandirem seus limites de atuação, conectando os melhores especialistas de diversas áreas em diversos lugares do mundo ao projeto – sem barreiras físicas, de fuso ou de idioma.
Economia
O outsourcing pode reduzir custos dramaticamente. Segundo pesquisas, mais de 80% das empresas com poucos funcionários economizariam grandes montantes apenas terceirizando o gerenciamento de e-mails! Agora pense isso em uma escala muito maior. As empresas de TI têm a capacidade de oferecer acesso a equipamentos e serviços a custos muito mais baixos do que o valor que você precisaria investir para ter isso por conta própria.
10 práticas campeãs para Outsourcing de TI
Por último, mas não menos importante, preparamos um guia de boas práticas para desenvolver um projeto de outsourcing de TI de sucesso. Confiar agora um guia com as 10 práticas campeãs outsourcing de TI!
Determine o projeto certo
Nem todos os projetos podem ser “terceirizados”. O outsourcing funciona melhor quando seu projeto possui requisitos específicos ou não está relacionado ao seu negócio principal.
Por exemplo, muitas empresas recorrem a serviços em nuvem como Google Cloud e Amazon Web Services para hospedar seus sites. A empresa pode se destacar na criação de aplicativos para web, mas não possui recursos para gerenciar um ambiente de hospedagem.
Em vez disso, eles contratam provedores de serviços em nuvem para fornecer e manter a infraestrutura para eles. Assim, obtém-se o benefício de um ambiente mantido profissionalmente sem o custo de manutenção de seus próprios sistemas.
O outsourcing deve deixar sua equipe livre para se concentrar no que eles fazem melhor, além de permitir que você entregue seu projeto mais rapidamente.
Tenha um plano bem definido
Tenha objetivos claros e um cronograma bem definidos. Isso lhe dá mais controle sobre seu projeto. Também permite que os fornecedores criem propostas realistas.
Quanto mais informações você tiver, mais fácil será estimar o tamanho e o custo do projeto. E, ao criar um bom plano no início, você sempre terá algo a para te orientar caso acabe saindo dos trilhos durante o processo.
Escolha um fornecedor em que você confie
Escolha uma empresa com a qual você se sinta à vontade para compartilhar informações de negócios relevantes para que o progresso caminhe sob as bases da confiança.
Selecione um provedor que entenda seu setor. Eles também devem estar totalmente alinhados com seus objetivos e cultura comercial. Quanto mais eles entenderem suas necessidades, mais suave será o projeto.
Se você ainda estiver em dúvida, considere iniciar um pequeno projeto-teste. Isso permite que você trabalhe em conjunto sem colocar em risco seu projeto principal.
Tenha um time dedicado
Para projetos grandes e de longo prazo, é importante ter recursos dedicados.
Muitos fornecedores cobram usando o modelo Time & Material. O problema com o T&M é que o prestador do serviço pode mudar os desenvolvedores para tarefas diferentes com base na disponibilidade.
Isso é ótimo para a empresa, mas significa que a equipe está mudando constantemente. E o constante revezamento de novos desenvolvedores consome tempo e dinheiro.
Equipes dedicadas oferecem um time consistente para a vida útil do projeto. Embora inicialmente seja mais caro, você reduz custos de treinamento e integração. Os desenvolvedores precisam ser introduzidos no projeto apenas uma vez. O resultado é uma equipe que entende seu projeto de ponta a ponta.
Seja Ágil
Os métodos ágeis são a principal abordagem de desenvolvimento de software: segundo o Project Management Institute, 71% das organizações usam o Ágil. E mais: projetos ágeis são 28% mais bem-sucedidos que os projetos tradicionais.
O desenvolvimento ágil é feito em várias iterações curtas. Cada iteração dura apenas algumas semanas e envolve a criação, testagem e lançamento de versões aprimoradas. Agora, compare isso com o desenvolvimento tradicional, onde cada nova versão de um mesmo produto/serviço pode levar vários meses.
O Ágil permite implementar novas alterações com maior flexibilidade e velocidade. Empresas tão grandes quanto a Microsoft obtiveram sucesso com a agilidade em tudo, desde pequenos projetos internos a projetos em nível empresarial. E, apesar de sua flexibilidade, muitos fornecedores oferecem agilidade a um custo fixo.
Não baseie sua decisão apenas no preço
Muitas empresas recorrem ao outsourcing para cortar custos. E apesar de ser um modelo mais econômico, essa não deve ser seu único argumento para decidir investir nessa modalidade.
A chave é encontrar um fornecedor que seja mais barato do que uma equipe interna, mas que ofereça a mesma qualidade de entregas e o mesmo nível de experiência.
Pode ser um equilíbrio difícil de encontrar, mas lembre-se: você tem o que você paga.
Muitos adeptos de longa data do outsourcing recomendam criação de uma lista de opções para, em seguida, descartar o preço mais baixo – e o mais alto. Só então escolhem entre as opções restantes de acordo com seu orçamento, requisitos e expectativas.
Terceirize pesquisa e desenvolvimento
Muitas empresas pesquisam e desenvolvem produtos internamente para manter-se detentoras dos da propriedade intelectual da solução. Mas P&D é uma área complexa e, sem os recursos certos, as empresas podem gastar mais tempo e dinheiro com pesquisas de validação da solução do que na construção do produto final propriamente dito.
O outsourcing de P&D fornece às empresas as ferramentas, tecnologias e conhecimentos necessários para chegar ao mercado mais rapidamente.
Uma opção popular são as Captive Units, centros de P&D dedicados, que oferecem uma estrutura completa – instalações, funcionários e gerentes. A Ucrânia é um dos principais fornecedores dessas unidades, com um mercado avaliado em US$ 3 bilhões.
Documente tudo
Documente cada estágio da sua iniciativa de outsourcing, incluindo entregas, revisões, alterações no plano do projeto e atualizações. Isso ajuda a acompanhar o seu progresso e fornece as informações necessárias para manter de pé após o término do contrato.
Documentação não precisa assumir um formato específico e pode ser feita através do arquivamento de e-mails, notas de reuniões, manuais, envios de relatórios de bugs e até comentários de melhoria de códigos. O importante é ter um registro do que foi feito no projeto – e quando foi feito.
Comunique-se de forma clara
Nada é mais desastroso para um esforço colaborativo do que não se comunicar. A comunicação mantém ambas as partes envolvidas e cientes das atualizações do projeto.
Isso pode ser difícil durante o processo de outsourcing, principalmente se as equipes estiverem em países diferentes, com diferenças de idioma, cultura de trabalho e fuso. No entanto, o sucesso do projeto depende inteiramente da comunicação. Obstáculos, problemas de desenvolvimento e alterações de requisitos podem ter efeitos devastadores em um projeto se não forem comunicados de forma rápida e clara.
Com as ferramentas e tecnologias disponíveis hoje, não há razão para as equipes não se comunicarem. Se você não pode agendar uma reunião presencial, faça uma ligação, envie um e-mail, configure uma sala de bate-papo ou use ferramentas agregadoras de comunicação online.
Mesmo que outra empresa esteja trabalhando nisso, este ainda é seu projeto e você deve tratá-lo como se estivesse sendo feito internamente.
Siga constantemente os avanços de sua equipe de outsourcing. Use ferramentas como JIRA, Trello e Slack para monitorar alterações, atualizações, objetivos e comentários da equipe. Analise as entregas com frequência e não hesite em entrar em contato com o fornecedor para tirar dúvidas.
