O que é Gestão de Processos e como funciona?
Gestão de Processos pode ser a tarefa necessária para desburocratizar a sua empresa, otimizar seus recursos e alcançar os objetivos organizacionais. Quer entender mais sobre isso? Então continue com a gente nesse blog post!
Eficácia, eficiência e efetividade. Otimizar recursos e realizar ações focadas em resultados é primordial para o sucesso da organização. Daí a importância da Gestão de Processos para o seu negócio.
Hoje, você vai entender os motivos para examinar cada processo realizado na sua empresa, gerando economia e alcançando seus objetivos. Acompanhe com a gente.
Afinal, o que é Gestão de Processos?
Basicamente, a Gestão de Processos é utilizada para aperfeiçoar os processos internos e criar uma visão sistêmica de toda a organização.
Também conhecida como BPM (Business Process Management), a prática tem como foco a melhoria contínua, o acompanhamento com indicadores de desempenho e, acima de tudo, a otimização dos recursos da companhia.
Além disso, a utilização da Gestão de Projetos ajuda as empresas a atingirem seus objetivos organizacionais e a funcionarem em um modelo cada vez mais enxuto.
Podemos pensar nesse gerenciamento tanto do ponto de vista da automação, como a utilização de softwares e máquinas para realizarem determinadas atividades, quanto da perspectiva dos colaboradores, que participam ativamente dos processos da companhia.
E o que é BPMS (Business Process Management System)?
A automação é a palavra de ordem quando falamos em Gestão de Processos ou BPM. Por isso, um conceito que também precisa entender é BPMS (Business Process Management System).
Basicamente, esse é um software que tem como objetivo otimizar a Gestão de Processos e pode ser integrado ao RPA (Robotic Process Automation). Funcionaria assim:
- Podemos identificar com a Gestão de Processos quais processos podem ser robotizados
- Depois realizamos uma modelagem e com o BPMS
- Por fim, identificamos os processos que serão rodados com o auxílio do RPA e começamos a robotização
Vamos explorar conceitos como a modelagem de processos mais adiante. Então continue acompanhando.
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Robotic Process Automation (RPA): Como a automação robotizada de processos eleva a competitividade empresarial.
Como funciona a Gestão de Processos?
Não existe um roteiro fixo para realizarmos uma boa Gestão de Processos, mas um conjunto de práticas recomendadas para entendermos cada aspecto da cadeia da empresa.
Cada uma dessas práticas tem um objetivo diferente e permite um controle de determinados aspectos dos processos organizacionais. Vamos conhecer melhor esse assunto?
Arquitetura
Um dos grandes objetivos de definir a Arquitetura de Processos é trabalharmos com clareza a cadeia de valor da organização.
Basicamente, essa cadeia nos ajuda a ter uma visibilidade da matriz de responsabilidades, que mostra o papel das pessoas e departamentos na execução de determinados processos.
Funciona como uma espécie de hierarquia dos processos, mostrando como eles interagem entre si e separando entre três tipos:
- Processos de Suporte
- Processos Primários
- Processos de Gestão
Mapeamento
Com essa prática você vai identificar a correlação lógica de todos esses processos na empresa. Vai visualizar um por um e sua interação com os demais. Vale lembrar que o mapeamento busca identificar os processos como são (AS-IS).
Assim, entre outras coisas, podemos identificar:
- Gargalos de produção
- Processos que agregam valor e os que não agregam
- Riscos atrelados aos processos
- Participantes dos processos
- Quais são as entradas e saídas dos processos
Existem muitas técnicas de Gestão de Processos que podem ser utilizadas para auxiliar o mapeamento, que vão desde entrevistas até análise documental.
Modelagem
A modelagem é uma prática que também pode auxiliar na visualização dos processos, mas, dessa vez, nosso maior objetivo é trabalhar com modelos para otimizar esse processos e não, necessariamente, identificarmos a forma como as coisas são feitas atualmente.
Por isso, na modelagem de processos buscamos um detalhamento muito maior, incorporando regras econômicas e de negócios para entendermos melhor os impactos dos processos.
Ah, e o processo de modelagem também costuma ser muito usado quando vamos automatizar processos.
Padronização
A padronização de processos tem como único objetivo fazer com que o resultado de um determinado processo seja previsível para todos — já imaginou o quão caótico seria se uma máquina produzisse um produto completamente diferente toda vez?
Existem alguns casos em que essa padronização acontece para atender regulações de órgãos externos.
A ideia é fazer com que esses processos aconteçam da forma mais barata, previsível e rentável para a organização.
Transformação
Já a transformação de processos acontece quando esperamos realizar alguma modificação nos processos da empresa.
Dentre os processos de transformação, podemos destacar:
- Melhoria de processos, que representa melhorias incrementais nos processos já existentes da organização;
- Redesenho de processos, que busca refazer um processo ponta a ponta levando em consideração a interação entre diversos departamentos da organização;
- Reengenharia de processos, um mapeamento mais radical que visa a transformação a partir do zero;
- Mudança de paradigma, que representa a transformação de processos em cenários com concorrência inexistente e, portanto, se trata de algo realmente novo.
Controle
Por fim, temos a prática de controle. Basicamente, a ideia é utilizarmos indicadores de desempenho para acompanhar a performance de cada um dos processos mapeados, modelados ou transformados por nós.
Nesse aspecto, utilizamos o diagrama causal de performance, que determina esse acompanhamento com base nos indicadores.
5 razões para utilizar o Business Process Management
Agora que entendeu um pouco mais sobre a Gestão de Processos — ou, se preferir, Business Process Management — vamos explicar mais a fundo quais são os motivos para aplicar essa disciplina na sua empresa.
1. Mensure o resultado dos seus processos
O que é uma entrega rápida? Quais são os padrões de qualidade estipulados pela empresa? Qual é o SLA (Service Level Agreement)?
Essas perguntas não podem ser respondidas com base no “achismo”. Precisamos acompanhar indicadores para entender a realidade da empresa e sempre propor melhorias nos resultados.
2. Compartilhe a visão dos processos
Quando todos os colaboradores e gestores entendem bem como funciona o encadeamento de processos e atividades, bem como as partes envolvidas, garantimos a transparência e a melhoria na performance na execução de processos.
Assim, alinhamos expectativas e fortalecemos não só a comunicação, mas também a colaboração entre os times.
3. Redução de custos no negócio
Outro grande benefício do BPM é o fato de que podemos reduzir os custos na organização. Afinal, ao identificarmos gargalos de produção e falhas, cortamos as pontas que geram desperdícios de recursos.
Ao final, temos processos mais limpos e otimizados, o que é fundamental também para controlarmos as despesas.
4. Automatizar processos importantes
Automatizar não é apenas jogar softwares e máquinas na rotina da organização, como se isso fosse o suficiente para otimizar processos. Na realidade, precisamos mapear tudo o que fazemos para entender exatamente como a tecnologia pode ajudar.
Então, a Gestão de Processos também é fundamental para identificarmos e escolhermos as melhores ferramentas para auxiliar a empresa, e não simplesmente implementar algo por ser “tecnológico”. É assim que, de fato, realizamos a Transformação Digital.
5. Melhorar a satisfação de todos os envolvidos
Normalmente, quando focamos na melhoria de processos internos, pensamos logo nos clientes. É claro que eles serão diretamente beneficiados com isso e se sentirão mais satisfeitos com a empresa.
Acontece que precisamos lembrar dos próprios colaboradores. Processos mais enxutos e claros favorecem a rotina, o que também melhora o clima organizacional.
E então, entendeu como a Gestão de Processos pode ajudar o seu negócio? Acesse agora a nossa biblioteca para se aprofundar ainda mais no universo da inovação e tecnologia!
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