Modelagem de processos: como promover melhoria contínua na empresa?
Modelar processos de negócios é fundamental para otimizar o funcionamento da empresa e prepará-la para escalar.
A modelagem de processos é uma ferramenta que auxilia times e departamentos a fincar as bases de uma cultura de melhoria contínua, melhorando a produtividade e ajudando a preparar a empresa para escalar, por meio da automação de processos, por exemplo.
Nós escrevemos aqui há algumas semanas sobre como o mapeamento de processos é fundamental na consolidação dessa lógica de melhoria contínua. No artigo de hoje, falaremos sobre como a modelagem de processos intensifica esses esforços.
Fique conosco até o fim e descubra como otimizar os seus processos!
O que é modelagem de processos?
A modelagem de processos de negócios, amplamente conhecida como business process modeling (BPM), consiste no processo sistêmico de identificação, entendimento, detalhamento, representação e validação dos processos de uma organização.
Neste contexto, podemos entender:
- processos, como um conjunto de atividades correlacionadas, ou seja, interdependentes, que convergem na direção de um determinado objetivo.
- modelo de processos, como a organização, representação e detalhamento dos recursos envolvidos no processo.
Como você viu, uma vez mapeados os processos a serem representados, podemos entender a fase de modelagem de processos como um aprofundamento e consequência natural do mapeamento.
Os BPMs dizem respeito ao fluxo de trabalho operacional e podem representar tanto um modelo de processo em seu estado atual (chamado de AS-IS), quanto em sua resolução futura (TO-BE). Em geral, são representados na forma de um diagrama e têm o intuito de fornecer maior controle sobre os processos e otimizá-los para ganhar escala.
Quais são os princípios da modelagem de processos?
A modelagem de processos de negócios segue alguns princípios básicos, como:
→ padronização e conformidade às regras do negócio
→ diminuição do atraso nas tarefas do fluxo
→ evitar a automatização excessiva
→ integração dos atores do processo
→ simplicidade no desenho dos processos
Agora que chegamos à mesma página sobre a definição de um processo, podemos nos debruçar sobre os principais benefícios dessa atividade.
Quais são os benefícios de modelar processos?
Entre os benefícios mais comuns da modelagem de processos, podemos destacar maior produtividade, agilidade e redução de custos. Mas as vantagens não param por aí.
Confira a lista completa de benefícios:
- Aumento de produtividade
- Maior agilidade nos processos
- Eliminação de gargalos e pontos de atrito
- Diminuição de falhas
- Eliminação de desperdícios
- Otimização do tempo empregado em tarefas
- Maior transparência e entendimento acerca dos processos
- Melhoria na comunicação dos atores envolvidos
- Preparação do terreno para a automação
Mapeamento de processos: eleve o nível de eficiência do negócio
Como iniciar a modelagem de processos?
Antes de iniciar a diagramação do processo, é importante se ater a alguns pré-requisitos para garantir sua aderência. Confira alguns deles a seguir:
Selecione a abordagem a ser utilizada
Para implementar a modelagem de processos com sucesso, é preciso estruturar o fluxograma com informações e dados precisos sobre as atividades. Portanto, é preciso preparar o terreno e selecionar a forma de realizar esse levantamento.
Note que a natureza da coleta de informações importa. Há 3 formas de fazer isso:
- Top-down (de cima para baixo): nesta abordagem, realiza-se primeiro um levantamento mais amplo das informações e características dos processos. A partir disso, constrói-se uma visão mais detalhada. Do mais geral ao mais específico.
- Middle-out (do meio para fora): modelo cujo foco é coletar informações sobre atritos, falhas e/ou problemas em tarefas e fluxos e, a partir disso, propor a modelagem dos processos.
- Bottom-up (de baixo para cima): modalidade que parte do detalhamento das informações e atividades, e cujas especificidades nos processos são diagramadas prioritariamente em relação à uma visão geral.
O design de serviços é amplamente conhecido por auxiliar na investigação e entendimento de negócios, bem como na identificação de pontos de melhoria em processos.
Nesse aspecto, metodologias como Design Thinking, por meio de ferramentas como entrevistas em profundidade, shadowing e sessões generativas podem ajudá-lo a coletar informações que ajudem a entender as expectativas dos stakeholders em relação a fatores como entregáveis, possíveis atritos e expectativas.
Selecione a notação que mais se adequa à sua necessidade
Uma notação nada mais é do que uma linguagem de representação dos processos de negócios. Funciona como um grupo de símbolos e regras.
Cada uma das notações possui uma finalidade específica, variando conforme a complexidade da representação, a abordagem utilizada (top-down, bottom-up ou middle-out) e/ou foco em determinados requisitos ou recursos.
Entre as notações mais conhecidas, estão:
- Business Process Modeling Notation (BPMN)
- Event Process Chain (EPC)
- Unified Modeling Language (UML)
- Integrated Definition Language (IDEF)
Alguns estudiosos do assunto incluem também os fluxogramas e mapeamentos do fluxo de valor (value stream mappings, os VSMs).
Consolide a documentação
Para que uma empresa escale de forma sustentável e perene, é crucial que os fluxos de trabalho sejam bem assimilados pelos atores dos processos. A palavra-chave aqui é alinhamento.
Dessa forma, é fundamental que as resoluções acerca do modelo, incluindo fases, pontos de atrito, soluções e qualquer tipo de detalhamento relevante, sejam devidamente documentadas.
Esse documento será a pedra fundamental para ilustrar o processo decisório e irá nortear também também os ciclos de iteração e melhoria dos processos, fomentando a aprendizagem contínua. Portanto, deve ter linguagem fácil e ser compartilhada entre os stakeholders do processo.
6 passos para modelar processos de forma eficiente
Agora que você já sabe a importância de olhar para seus processos internos e como iniciar esse mapeamento, é chegada a hora das dicas sobre como tornar seu modelo mais efetivo, resiliente e menos suscetível a falhas.
Confira abaixo 6 passos para modelar seus processos de forma eficiente:
1. Tenha um objetivo bem definido
Qual é a definição de sucesso Defina o que o processo deve ter para que seja eficiente e produtivo.
2. Compreenda a cadeia de valor do processo
Entenda em que momento os processos serão úteis, mapeie os atores (e beneficiários) dos processos, conheça seus possíveis efeitos e projete a importância deles na cadeia de valor da empresa.
3. Descreva os processos na medida certa
Dois erros muito comuns que decidimos agrupar aqui são a falta e o excesso de detalhamento nos processos. Estabelecer um checklist muito grande em determinado processo pode engessá-lo. Em contrapartida, deixar lacunas de entendimento podem levar a interpretações errôneas no momento da execução.
O ideal é encontrar um equilíbrio funcional no nível de detalhamento do processo: nem tão breve que falte informação, nem tão minucioso que seja um empecilho à execução.
4. Começo, meio e fim bem definidos
Em seu modelo, deixe bastante claro as etapas e os marcos de passagem de uma para a outra. Considere flexibilizar Neste, considere flexibilizar, se possível. Se ajudar, organize o modelo em processos menores (subprocessos). Mas cuidado para não cair na cilada do super detalhamento.
5. Revisão e co-participação
Na construção de um ciclo de melhoria incremental, nada mais comum do que monitorar processos continuamente e revisá-los com frequência, principalmente ao aferirmos o resultado do modelo na prática.
Dica importante: tenha uma segunda opinião. Traga seus pares para inspecionar o modelo atrás de lacunas e sugerir melhorias.
6. Valide o modelo com os atores do processo
Por fim, é chegada a hora da prova de fogo: a validação da aderência do modelo com os atores envolvidos no processo. Essa dica segue o mesmo princípio da fase anterior: trazer pessoas para apoiar a construção do processo decisório.
De nada valerá o esforço de modelagem se, na prática, o modelo não gera o resultado esperado ou os executores têm dificuldades latentes para tocar o fluxo de trabalho.
Se isso estiver ocorrendo, considere seriamente revisitar o modelo e iterar em cima das resoluções coletadas no feedback.
Construa uma rotina de melhoria contínua
Como você viu neste artigo, a modelagem de processos contribui de forma decisiva para a construção de uma rotina incremental de aprimoramento dos processos em âmbito organizacional.
A automação é um dos pilares do processo de Transformação Digital. A MJV tem vasta experiência auxiliando empresas a impulsionar seu desempenho por meio da organização e otimização dos processos, preparando-os para serem automatizados e ganhar escala.
Além disso, está em nosso DNA a construção de ciclos iterativos de melhoria via testes e protótipos de validação rápida, a partir dos BPMs. Fale com um de nossos consultores e conheça nossas soluções em gestão de processos.
