Melhoria contínua: o que é, fases do ciclo e principais ferramentas
A competitividade no mercado corporativo não para de crescer. E para se manter no jogo, nada melhor do que melhorar cada vez mais seus produtos e serviços. Conheça a melhoria contínua!
Aumento da concorrência. Clientes cada vez mais exigentes. Redes sociais quebrando as barreiras entre os consumidores e as marcas. Produtos e serviços cada vez mais personalizados.
Essa é a realidade atual, e a melhoria contínua se torna cada vez mais crucial para as empresas.
Quem não se atualiza, é engolido. Ficou fácil compreender porque a melhoria contínua é um tema que vem ocupando as pautas de reunião das corporações no mundo todo, certo?
Mas o que exatamente é a melhoria contínua? Por que é tão importante focar nesse aspecto do negócio? Como implementar esta abordagem no seu negócio? Vamos explicar tudo nesse conteúdo. Confira!
O que é melhoria contínua?
Melhoria contínua, como o próprio nome já diz, é a técnica de gerenciamento de processos de negócios projetada para identificar falhas e, em seguida, descobrir a melhor maneira de eliminá-las – com o objetivo de promover melhorias, obviamente.
O princípio da melhoria contínua é o seguinte:
“Nada é tão bom que não possa melhorar.”
Porém, existe uma gama diversa dentro do conceito do que pode ser melhorado. Melhorado para quem? Baseado em que? Considerando quais princípios (redução de custos, feedback dos clientes, agilidade na produção etc)?
Por isso, quando falamos em melhoria contínua, precisamos pensar diretamente em KPIs. Esses são os indicadores que medem a eficiência de um processo.
Assim, sempre que um processo se desvia dos objetivos especificados para cada KPI, ele será analisado, corrigido e melhorado continuamente seguindo os passos do ciclo de melhoria contínua.
–> Leia também: Processos organizacionais: conheça os principais tipos e saiba como otimizá-los
E agora que falamos no ciclo, vamos conhecer suas etapas. Acompanhe!
As 4 etapas do ciclo de melhoria contínua
Para implementar um processo bem-sucedido de melhoria contínua é necessário seguir um ciclo de 4 etapas.
Ele é comumente chamado de ciclo PDCA, uma união das iniciais de cada uma das etapas:
Plan – Do – Check – Act
Esse ciclo é muito utilizado em corporações no mundo todo. Criado em 1920 por um físico – engana-se quem acha que foi alguém especializado em marketing –, o método abarca diferentes aspectos do negócio para promover a melhoria contínua.
1. PLAN – PLANEJAR
É o momento de identificar os pontos em que há necessidade de melhoria. Pode ser em um produto, serviço, procedimento interno específico, departamento ou equipe.
Objetivo:
Desenvolver um plano de ação completo. Entre em detalhes: especifique as práticas que serão utilizadas, as ferramentas que serão adotadas, as metodologias que vão ajudar no processo, quem serão os responsáveis, quais serão as metas, prazos, KPIs etc.
Dica: não tenha medo de pecar pelo excesso, cada detalhe importa nessa fase!
2. DO – FAZER
Como o nome já diz, é a hora do “mãos à obra”!
Objetivo:
A fase 2 é o momento de implementação do que foi definido na etapa anterior.
Por isso, todos os envolvidos no projeto precisam estar alinhados, capacitados e treinados para desempenhar suas funções e executar as tarefas.
Aqui, todos os colaboradores devem ter clareza sobre quais são suas responsabilidades, os prazos que precisarão cumprir e os resultados que devem ser alcançados.
Dica: se atente para os contratempos e empecilhos que surgirem no meio do caminho. Eles podem afetar os prazos, a qualidade e até mesmo o resultado final!
3. CHECK – CHECAR
Nessa etapa, é o momento de checar o andamento do plano de ação que foi definido lá na primeira etapa.
Objetivo 1:
Checando de perto o andamento do plano de ação se torna possível conferir sua execução para garantir que tudo está saindo conforme o planejado. É muito importante para o time ter essa visão do seu trabalho.
Objetivo 2:
Nessa etapa são avaliados os resultados obtidos e a efetividade das ações. Só dessa forma será possível identificar se existem ajustes necessários. Do mesmo modo, se um problema for encontrado, é a hora de encontrar sua causa e trabalhar para atingir a melhoria contínua.
Dica: os KPIs são fundamentais nessa fase.
4. ACT – AGIR
Baseado no que foi identificado na etapa anterior, essa é a hora de, finalmente, agir.
Objetivo 1:
Implementar as correções necessárias para resolver os problemas que foram identificados.
Objetivo 2:
Definir e implementar (também) medidas de caráter preventivo para evitar que ocorram problemas futuros que já foram identificados.
Dica: lembra que a melhoria deve ser contínua? Esse é um processo cíclico. Após encerrar a etapa 4, volte para a 1 e, assim, sucessivamente.
–> Leia também: Top 6 ferramentas de gestão mais usadas nas empresas
Princípios para implementar a melhoria contínua na sua empresa
Para implementar a melhoria contínua na sua corporação não é necessário ter uma grande estrutura ou selecionar a melhor equipe.
Em um primeiro momento, o mais importante é colocar em prática alguns princípios que vão ajudar bastante no caminho de alcançar resultados, são eles:
- Tenha um foco!
Esse é o número 1 e não é à toa! Ter um foco é fundamental quando falamos em melhoria contínua.
Isso porque, em um primeiro olhar, você vai encontrar muitas coisas que podem ser melhoradas e aprimoradas. É natural se perder e não ter certeza sobre qual caminho seguir.
Então, por onde começar? Concentre seu tempo e esforço no que dá mais resultado de acordo com o objetivo de negócio da sua empresa.
- Adote uma medida
Assim como a maioria dos conceitos, a qualidade depende muito do ponto de vista que será utilizado.
Dessa forma, é preciso estabelecer indicadores capazes de fornecer dados e informações para fundamentar uma análise objetiva.
- Padrões
Existe uma máxima que diz que não existe melhoria sem uma padronização.
Isso porque, se não existe um padrão determinado, se torna impossível controlar os processos, a qualidade, estabelecer indicadores e, consequentemente, implementar melhorias.
- Conhecimento específico
Acredite: você só não implementou mudanças capazes de promover melhorias importantes no seu negócio porque não tem conhecimento para isso – seja técnico, de ferramentas, de metodologias, de processo etc.
Esteja munido das ferramentas adequadas para o seu perfil e das metodologias que fazem sentido para o seu time. Não se preocupe em começar com algo grande e complexo. O ciclo PDCA pode ajudar muito!
–> Leia também: Como a gestão estratégica e a cultura de dados podem ajudar a sua empresa?
Existem muitas opções de ferramentas no mercado. Vamos falar de algumas a seguir. Confira!
Ferramentas que facilitam a melhoria contínua
Business Process Modeling (BPM)
Business Process Modeling – ou, em português, modelagem de processos de negócios – é uma ferramenta sistêmica de identificação, entendimento, detalhamento, representação e validação dos processos de uma organização.
Kaizen
Kaizen é uma palavra japonesa que significa “melhoria contínua” ou “mudança para melhor”. O conceito é antigo, surgiu na década de 1950, mas continua sendo utilizado em empresas no mundo todo – na Toyota, inclusive.
A estratégia possui cinco etapas e pode ser aplicada em qualquer departamento de qualquer empresa. O mais importante é envolver todos os colaboradores da organização. As 5 etapas são:
- Identificar áreas problemáticas e priorizá-las;
- Observar o método utilizado para identificar possibilidades de melhorias;
- Testar, avaliar e validar estratégias de melhoria;
- Implementar as melhorias;
- Analisar os resultados para gerenciamento e feedback.
DMAIC
Assim como o Ciclo PDCA, o nome dessa ferramenta também é um acrônimo.
Define – Measure – Analyze – Improve – Control
A ferramenta se baseia nessas cinco etapas para identificar possíveis oportunidades de melhorias nos processos internos de uma corporação.
- Definir – estabelecer os problemas a serem resolvidos e os objetivos a serem alcançados;
- Medir – mensurar esses problemas e o impacto deles (para, depois, medir os resultados obtidos);
- Analisar – fazer análises mais aprofundadas dos problemas para entender a causa e definir as ações a serem tomadas;
- Melhorar – implementar as ações de melhoria;
- Controlar – efetuar o controle para identificar quando ajustes forem necessários.
Gostou do conteúdo? Se quer aprender mais sobre este universo, clique no banner abaixo e baixe o Manual da Gestão de Projetos.
