Ferramentas de Design Thinking: como usá-las para resolver problemas complexos

As ferramentas de Design Thinking são essenciais nos esforços de inovação das empresas. Mas vão além disso.

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Conhecer o DT e saber utilizar as ferramentas de Design Thinking pode transformar até mesmo sua rotina para resolver problemas do dia a dia. Isso ocorre porque elas minimizam a complexidade dos processos e tornam tudo mais simples de solucionar, pois estão ancoradas no modo de pensar dos designers.

Você sabe que ferramentas são essas? 

É o que vamos lhe apresentar neste artigo. Continue lendo para relembrar o que é Design Thinking e como suas ferramentas podem ser a chave de virada para o seu negócio!

O que é Design Thinking

Quando falamos em Design Thinking estamos nos referindo primeiramente à forma como os designers pensam. Eles utilizam um raciocínio pouco convencional no meio empresarial: o pensamento abdutivo. Dessa forma: 

Basicamente, podemos definir o Design Thinking como:

 “Uma abordagem estruturada de inovação que tem o ser humano como foco e busca gerar soluções que alinham o desejo e as necessidades do usuário consumidor à geração de valor para o negócio” 

Para ficar ainda mais simples, é correto afirmar que o Design Thinking é uma abordagem de inovação pautada na forma de pensar do designer. Isso porque o designer alia a criatividade e a empatia para criar soluções inovadoras. 

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Design Thinking e Ágil: no contexto da Transformação Digital

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Ferramentas do Design Thinking: fase por fase

Para listarmos as ferramentas do Design Thinking, precisamos lembrar que ele é um processo normalmente dividido em quatro fases:

1. Imersão: pesquisas de contextualização do problema.
2. Análise e Síntese: agrupamento dos dados coletados e reenquadramento da situação inicial com base na transformação desses dados em informações relevantes. 
3. Ideação: sessões de brainstorming coletivas e utilização de ferramentas para a criação de soluções inovadoras. 
4. Prototipagem: testes para validação do valor das ideias para o cliente final.

Assim sendo, confira quais são as ferramentas do Design Thinking utilizadas em cada uma dessas fases

Se quiser entender com mais profundidade, confira nosso livro Design Thinking, Inovação em Negócios. 

Vamos, agora, para as ferramentas do Design Thinking empregadas em cada uma das fases. 

Imersão

É na imersão que a equipe de projeto aproxima-se do contexto do problema que deseja resolver, com foco no usuário final. Essa fase costuma ser dividida em duas sub-fases: a imersão preliminar e a imersão em profundidade.

Imersão preliminar

Entendimento inicial do problema.

→ Ferramentas: 

• Reenquadramento: reuniões de alinhamento estratégico entre a equipe que conduzirá o projeto de Design Thinking e colaboradores da empresa contratante — ou do departamento para o qual se está trabalhando em um projeto.
• Pesquisa exploratória: pesquisa de campo preliminar que auxilia a equipe no entendimento do contexto a ser trabalhado num determinado projeto. Ela fornece insumos para a definição dos perfis de usuários, atores e ambientes ou dos momentos do ciclo de vida do produto/serviço.
• Pesquisa desk: fornece referências das tendências nacionais e internacionais sobre a área estudada, além de insumos com temas análogos, que podem auxiliar no entendimento do assunto trabalhado.

Imersão em profundidade

Identificação de necessidades e oportunidades que vão nortear a geração de soluções.

→ Ferramentas:

• Entrevistas: obtenção de informações por meio do diálogo, principalmente com os usuários, clientes do produto/serviço/processo.
• Cadernos de sensibilização: instrumentos utilizados para obter dados, geralmente quando o usuário está fisicamente distante.
• Sessões generativas: encontros com os atores do projeto para realizarem atividades em que expõem suas visões e compartilham experiências sobre os desafios. 
• Técnica de sombra: acompanhamento de um usuário ao longo de um determinado período que inclua sua interação com o produto ou serviço em análise.

→ Saiba mais: Como funciona a fase de Imersão do Design Thinking!

Análise

Fase de sintetização das informações coletadas para a geração de insights. Na Análise, o designer consegue entender com clareza em qual cenário os stakeholders estão envolvidos, o que será fundamental para a etapa seguinte: a Ideação.

→ Ferramentas:

• Cartões de Insight: reflexões embasadas em dados reais das pesquisas Exploratória, Desk e em Profundidade, transformadas em cartões que facilitam a visualização das informações.
• Diagrama de Afinidades: organização, análise e agrupamento dos Cartões de Insights com base em premissas como afinidade, similaridade, dependência ou proximidade.
• Mapa Conceitual: organização visual simplificada de dados complexos de campo, em diferentes níveis de profundidade, para ilustrar as ligações entre os dados, possibilitando raciocínios mais lineares e permitindo que novos significados sejam extraídos das informações. 
• Critérios Norteadores: diretrizes acerca de elementos que devem ser constantemente lembrados durante o desenvolvimento de um projeto, que determinam os limites das tarefas, mantendo o foco proposto.
• Mapa de Empatia: matriz que sintetiza informações sobre o cliente, o que ele diz, faz, pensa e sente. É utilizado quando há muita informação de campo e é necessário gerar um entendimento melhor do público-alvo.
• Personas: arquétipos fictícios que personificam os valores da marca e que representam a perspectiva do cliente ideal.
• Jornada do Usuário: representação gráfica das etapas de relacionamento dos usuários com produtos e serviços que compram ou utilizam.
• Blueprint: matriz visual esquemática que representa de forma simples todo o sistema de interações que caracterizam uma prestação de serviço.

Ideação

Fase em que as ideias são apresentadas sem nenhum julgamento; momento de pensar fora da caixa e propor soluções para o problema. Na Ideação utilizam-se práticas de estímulo à criatividade, o que ajuda na geração de soluções que estejam de acordo com o contexto trabalhado.

→ Ferramentas:

• Brainstorming: processo criativo para incentivar os envolvidos no projeto à geração de grande número de ideias em curto espaço de tempo.
• Workshop de Cocriação: encontro colaborativo realizado pela equipe de Design Thinkers, que reúne indivíduos de áreas de atuação diferentes para fomentar soluções inovadoras.
• Cardápio de Ideias: catálogo que sintetiza e tangibiliza todas as ideias geradas no projeto.
• Matriz de posicionamento: matriz que comunica os benefícios e desafios na implementação de cada solução. Dessa forma, as ideias mais estratégicas são priorizadas no momento da prototipagem.

Prototipagem

Fase de validação das ideias geradas por meio de protótipos. É a hora de aparar as arestas, ver o que se encaixa no projeto, juntar propostas e colocar a mão na massa.

→ Ferramentas:

• Protótipo em papel: representações simples de interfaces gráficas, desenhadas à mão, com diferentes níveis de fidelidade para tangibilizar uma ideia.
• Modelo de Volume: representação tridimensional de produto com nível de fidelidade variado, usado para tirar a ideia do plano conceitual e transformá-la em algo concreto.
• Encenação: simulação improvisada que pode representar interações de pessoas com objetos ou diálogos nos quais se assumem determinados papéis. É usada para testar, construir ou detalhar etapas de um procedimento de melhoria da experiência de um produto ou serviço.
• Storyboard: representações visuais de uma história por meio de quadros estáticos. Roteiros visuais podem ser criados a partir de desenhos, colagens, fotografias ou qualquer outro tipo de técnica de representação gráfica.
• Protótipo de serviço: simulação de artefatos materiais, ambientes ou relações interpessoais que representam aspectos de um serviço.
• Produto Viável Mínimo: versão mais simples possível de um produto, serviço ou funcionalidade para a obtenção da validação do mercado da sua proposta de valor.

→ Leia também: Prototipagem no Design Thinking: Modelos de Volume!

Como você viu, em cada uma das fases do Design Thinking, os designers podem lançar mão de diversos tipos de ferramentas. Obviamente, cada ferramenta tem suas aplicabilidades a depender do projeto no qual se está trabalhando. 

Também é muito normal que os profissionais tenham suas preferências por determinadas ferramentas. Não importa, o que realmente é relevante é que há opções amplamente testadas e aprovadas. 

4 passos iniciais para implementar o Design Thinking na sua empresa

O Design Thinking não é algo que se possa implementar da noite para o dia sem ajuda especializada. Isso não significa que não seja possível testá-lo em um projeto menor, até para trabalhar a virada de chave no mindset dos colaboradores. 

Confira, a seguir, alguns passos básicos que devem ser dados para a implementação desse processo!

1. Concentre-se no problema 

As empresas geralmente falham na solução eficaz de problemas ou no cumprimento de metas porque não identificam corretamente o usuário ou o problema inicialmente. Aqui estão algumas dicas para identificar seu problema:

• Ouça: coloque-se no lugar dos usuários e pense pelas lentes deles.
• Pergunte: quem encontra esse problema e por quê? Por que as tentativas anteriores falharam em resolver o problema em questão?
• Tenha conversas colaborativas: trabalhar em silos é uma armadilha fácil de cair. Interaja com todos, não apenas com os membros da sua equipe. 
• Mantenha-se imparcial: não suponha que você entenda imediatamente o problema, nem a solução. Com a mente aberta, você pode encontrar algo (melhor) que não esperava.

2. Desenvolva habilidades de Design Thinking em sua equipe

Tradicionalmente, a fase de concepção do processo de Design Thinking era salva para gerentes ou engenheiros de projeto, mas isso não significa que ele só possa ser usado por esse departamento ou função. 

Como o Design Thinking é a mentalidade de fazer perguntas, compreender e testar, todos podem e devem participar dessa prática. 

Aqui estão algumas dicas para desenvolver as habilidades de design de sua equipe:

• Pratique a mentalidade DT: comece a implementar o processo em sua função sempre que puder. Por exemplo, se você supervisiona a integração, pense em maneiras de testar uma nova abordagem ou entender a mentalidade do novo funcionário coletando feedback por meio de uma pesquisa. Permaneça aberto a novos resultados.
• Promova interesses em Design Thinking: se você tem membros da equipe que desejam tomar iniciativa e expandir seus conjuntos de habilidades, incentive esse interesse e a experimentação dentro da empresa.

3. Tenha (ou comece a ter) mais perguntas 

É importante entender que o Design Thinking é contínuo. É um processo de iteração em experiências anteriores para que o produto ou resultado possa melhorar e ter cada vez mais qualidade. 

No entanto, os aprendizados não podem ser implementados se não houver processo de feedback. 

Aqui estão algumas dicas para criar uma cultura de aprendizado através da coleta de feedback:

• Seja aberto sobre o que deu errado: dê o exemplo, demonstrando que a falha é uma parte esperada do DT. Discuta abertamente quais testes falharam e por quê.
• Veja a falha como aprendizado: tentar e falhar em uma nova abordagem serve à função crucial de restringir a lista de processos possíveis. Isso aproxima você e sua equipe da abordagem que funciona melhor. Incentive o fracasso!

4. Abrace o ciclo de feedback

O objetivo do Design Thinking não é a perfeição, mas a melhor resposta possível. E a melhor resposta provavelmente não será a primeira. Assim, um loop de feedback constante é essencial. 

Aqui estão algumas dicas para implementar um loop de feedback:

• Teste e repita o máximo possível: encontre novas maneiras e ângulos para testar suas suposições. Você pode encontrar algo que nunca imaginaria.
• Realize sessões de feedback com frequência: quando você adota o feedback, ele não apenas cria um espaço seguro para inovar, mas também evita que os mesmos erros aconteçam novamente.

Como você viu, o Design Thinking é uma abordagem muito útil para a resolução de problemas complexos. Não é em vão que as empresas mais inovadoras do Brasil e do mundo têm equipes dedicadas a ele e investem, cada vez mais, na contratação de consultorias especializadas no assunto.

Bônus: Design Thinking Digital

Todo esse novo contexto de incerteza da pandemia e pós-pandemia traz uma diversidade de desafios complexos e urgentes. As empresas precisam criar soluções rapidamente para assegurar competitividade e continuidade em suas operações e objetivos.

É importante lembrar que estamos falando de desafios que permeiam toda a estrutura empresarial e se desdobram em aspectos estratégicos, táticos e operacionais. Isolamento social e trabalho remoto são apenas algumas das preocupações e desafios. 

E como enfrentar esses desafios para manter a competitividade de curto e médio prazo? 

Já demos um spoiler nesse material: utilizando o Design Thinking.

Ao trazer uma mentalidade alinhada com as crescentes incertezas vigentes, a abordagem entrega um resultado de valor em pouco tempo, levando o foco para o indivíduo e para uma execução em curto prazo. 

Através do Design Thinking Digital, se torna possível:

• Adaptar e reenquadrar estratégias de médio prazo para planos de curto prazo dentro de um contexto de crise
• Pivotar planos de negócio em execução e priorizar
• Reenquadrar dinâmicas e rotinas de trabalho para minimizar o impacto em suas forças de trabalho, seus parceiros, cadeias de valor e clientes
• Identificar novas oportunidades para a busca de competitividade e retomada de crescimento

Como fazer isso?

Tendo em vista este cenário de exceção, a MJV propõe um formato próprio para permitir diagnosticar, conceituar e validar de forma ágil um redirecionamento estratégico assertivo e aderente aos desafios do contexto. 

Uma vez que as novas incertezas demandam agilidade, o formato proposto visa revisitar e “pivotar” rapidamente os business plans vigentes.  Nesse cenário, todas as etapas do planejamento são revistas de forma dinâmica, utilizando o Design Thinking Digital como metodologia para otimizar e facilitar a definição de temas complexos e as tomadas de decisão subsequentes.

“Este não é o normal, são tempos de estresse e incertezas. É também um período em que o trabalho que estamos fazendo é mais crítico.” 

Jeff Bezos, CEO da Amazon, trouxe essa reflexão realista sobre nosso novo cenário. E nós acreditamos que esse tipo de conjuntura é a catalisadora para viradas de chave. 

E você? Precisa de ajuda para virar a chave na sua empresa? Aprofunde-se ainda mais baixando agora o e-book Design Thinking e Ágil no contexto da Transformação Digital! Se ficar com alguma dúvida, entre em contato conosco!

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