Consultoria de Processos: entenda os benefícios para o seu negócio
A inovação, há muito, deixou de ser uma opção para as empresas.
Se antes, inovar era o diferencial entre ditar as tendências do seu setor ou seguir o rastro do sucesso da concorrência, hoje a inovação passou a ser uma condição de existência para negócios na volátil e exigente Era Digital.
Mas por que estamos iniciando um blog post sobre consultoria de processos falando sobre inovação? Porque uma boa gestão de processos está diretamente ligada à forma como você promove a inovação na sua empresa.
Quer entender melhor qual é a importância da consultoria de processos para o seu negócio? Acompanhe o artigo até o final e conheça os benefícios desse tipo de serviço!
O que faz uma consultoria de processos?
Quando citamos consultoria de processos, estamos falando essencialmente sobre maior agilidade na execução de atividades e, principalmente, economia de tempo e recursos a partir da melhoria das rotinas operacionais.
O objetivo de uma consultoria de processos é o aumento da capacidade de produção, possibilitando assim a empresa expandir operações e aumentar também seu faturamento.
Sabemos que crescer rápido é o sonho de qualquer dono/acionista de negócio. Durante essa jornada, quase sempre é necessário adaptar a infraestrutura tecnológica e a estrutura física dos escritórios (a depender do tipo do negócio), o que incorre em aumento de gastos.
Isso pode acabar dificultando o controle dos processos internos, além de mensurar a efetividade deles — já que os parâmetros precisam mudar para abranger a expansão. É aí que entra a consultoria de processos.
O serviço de consultoria, como sabemos, confere uma visão “descansada” sobre os problemas da organização. Com o tempo, por mais qualificada que seja sua equipe, é natural que haja certos aspectos de difícil identificação pelos times internos.
Um consultor externo traz um olhar imparcial e livre de vícios comuns ao dia a dia do negócio, oferecendo um diagnóstico holístico sobre o funcionamento do processo e as interações da equipe com as rotinas existentes, garantindo uma solução efetiva.
Como a consultoria de processos atua?
O conjunto de atividades que rege uma boa gestão de processos exige alto nível de organização. E só é possível aferir essa qualidade por meio de um acompanhamento contínuo das etapas.
Para isso, é necessário que sua empresa tenha bem estabelecidos os objetivos a serem atingidos, uma visão clara sobre as tarefas que de fato trazem resultados e os recursos que estarão disponíveis para ser empregados nessa empreitada.
Em primeiro lugar, é preciso identificar quais são as áreas com as maiores deficiências nos processos para que se possa priorizar de forma correta os processos a serem otimizados.
Para fechar esse arco, entra em cena a consultoria de processos, que mescla abordagens de resolução de problemas (problem-solving), tecnologia e gestão para criar estratégias ótimas nas rotinas corporativas.
A seguir, listamos alguns dos principais procedimentos e estratégias utilizadas durante a consultoria em processos:
Mapeamento – coleta de informações sobre os processos atuais, incluindo entrevistas e outras abordagens qualitativas com os stakeholders envolvidos.
Avaliação de pontos críticos – depois de chegar ao mapa dos processos, é chegada a hora de avaliar os pontos mais burocráticos ou com maiores evidências de ineficiência, além de propor ações para mitigar ou eliminar esses gargalos.
Modelagem – organização, desenho ou redesenho do fluxo dos processos.
Mapeamento de oportunidades de melhoria – identificação de gargalos e gatilhos de desperdício de recursos, que impedem o aumento da produtividade.
Padronização – formalização das etapas do processo junto aos colaboradores.
Implantação – definição sobre como o processo será executado.
Monitoramento – seleção dos indicadores de desempenho para mensuração de resultados.
Por que investir em uma consultoria de processos?
No item anterior, você pôde observar um pouco do passo a passo de uma consultoria de processos. Como vimos, o serviço é capaz de tornar uma empresa mais produtiva por uma dinâmica de diagnóstico, ajustes e acompanhamento das rotinas.
Agora, vamos falar um pouco mais sobre para quem é a melhoria de processos e quais os benefícios ela traz.
Consultoria de processos é para mim?
Há um conceito erroneamente disseminado de que consultoria de processos é coisa de empresa grande. Ledo engano. A consultoria em melhoria de processos gera benefícios para negócios de todos os tamanhos, desde microempresas até grandes corporações.
Isso porque funciona muito bem tanto no contexto macro, quanto no micro. Explicamos: uma consultoria não precisa ser apenas “top-down”. É possível abordar problemas em nível departamental, mergulhar nas dores da equipe, estruturar rotinas melhores, provar os resultados e então escalar mudanças para o restante da empresa.
Há também quem acredite que todos os processos estão rodando com 100% de eficiência. Calma, você pode se surpreender na margem de melhoria que um processo rodando aparentemente “liso” pode ter.
Lembre-se: de acordo com o modelo de gestão de melhoria contínua, ancorado no ideal de controle total da qualidade (incluindo os ciclos PDCA), sempre há oportunidades de aprimoramento constante de processos, produtos e serviços.
Lembrou o Ágil? Ah, então você está no caminho certo.
Mas voltando ao assunto principal deste blog post, quais são as vantagens da consultoria de processos? Elencamos para você as principais vantagens a seguir.
- Eliminação dos erros e gargalos durante a execução dos processos.
- Melhora na eficiência e aumento da capacidade produtiva.
- Padronização e maior transparência sobre as etapas dos processos.
- Aumento e estabelecimento de padrões de qualidade nos processos.
- Otimização de recursos e redução de desperdício.
- Alinhamento estratégico dos processos aos objetivos da organização.
- Aumento da capacidade de promover mudanças escaláveis em processos.
Agora que você já sabe no que consiste o serviço de consultoria de processos e de que forma sua empresa pode aproveitar seus benefícios, saiba como a consultoria em gestão de processos da MJV pode te ajudar a otimizar os processos da sua organização!
Como funciona a Consultoria de Gestão de Processos da MJV?
A otimização de processos está intimamente associada a uma série de pontos de contato de uma organização. Por isso, nossa expertise em gestão de processos compreende 3 fatores interdisciplinares: inovação, automação e gestão.
Mas o que isso significa? Para nós, dentro da consultoria de processos:
Inovação em processos é a capacidade de ajustes processuais ou criação de novos processos (mais otimizados) produzirem diferencial competitivo para uma organização. Diz sobre o fomento de novos modelos e fontes de receita.
Automação de processos é a capacidade de uma organização alcançar o mesmo resultado utilizando menos recursos, ou atingir melhores resultados com investimentos reduzidos. Está diretamente associada à melhoria no custo-benefício das rotinas.
Gestão de processos é o gerenciamento da dinâmica de aculturação das equipes frente às novas dinâmicas. Fala sobre a gestão da adaptação das partes envolvidas nos processos aos novos requisitos para que este funcione.
Agora que você entende os critérios, confira nossos serviços!
Revisão e redesign de processos
O Design Thinking, por ser core business MJV, está no cerne dos processos de inovação. E, como você viu aqui, acreditamos fortemente na inovação por meio de processos.
Mas, para gerar processos mais aderentes para clientes internos e externos, é preciso mergulhar fundo no contexto do negócio e entender as dores durante essa jornada. Por isso, as fases de Imersão e Ideação do Design Thinking são fundamentais no escopo do mapeamento de oportunidades de melhorias, revisão e reconstrução de processos.
Automação robótica de processos
Quando falamos sobre automação robótica de processos, estamos falando sobre aumentar a capacidade produtiva, acelerar processos e otimizar recursos.
RPA é a automação de processos repetitivos por meio de softwares como sistemas de gestão (ERP/SAP). Construir um robô para realizar interações mecânicas e sequenciais, impacta diretamente na produtividade e na redução de custos.
Além disso, ao gastar menos tempo em processos em que máquinas facilmente excedem a produção de um ser humano, é possível alocar funcionários no desenvolvimento de novas ideias e projetos. “Ok, e pode onde eu começo?”
Bem, entre as aplicações comuns de RPA estão:
- Automação de relatórios
- Contas a pagar e a receber
- Folha de pagamento
- Recrutamento e seleção
- Monitoramento de servidor e aplicativo
- Implantação de software
Quer saber quais processos você pode automatizar agora com RPA? Clique aqui!
E a tal da hiperautomação?
A hiperautomação é a união de tecnologias como Inteligência Artificial, Machine Learning, e métodos como Ágil, Lean, Six Sigma e Design Thinking ao RPA. Essa modalidade supera os resultados de um processo RPA convencional, possibilitando uma automação completa das tarefas e garantindo um melhor retorno sobre o investimento.
A tecnologia oferece capacidade extraordinária de redução de horas manuais em processos complexos. O diferencial desta solução é que a hiperautomação transcende a lógica binária tradicional de programação e usa tecnologias cognitivas para interpretar dados e sugerir alternativas otimizadas de tomadas de decisão. Só com robôs.
Saiba mais sobre os benefícios da hiperautomação aqui.
Gestão de Processos de Negócios (BPM)
O termo Business Process Management refere-se a um conjunto de atividades de gestão de processos, executadas a fim de otimizar os recursos e realizar ações focadas no resultado. E como isso é feito? Aperfeiçoando os processos internos e criando uma visão holística de toda a cadeia do negócio.
Além de ajudar organizações a alcançar os seus objetivos, a gestão de processos trabalha por meio do acompanhamento de indicadores de desempenho, com o intuito de criar um ciclo de melhoria contínuo.
Seguir para o lado da automação pode ser uma boa escolha. Empresas que utilizam bons sistemas e softwares facilitam o controle dos processos e protegem “o ROI” das operações. Dessa forma, torna- se mais simples compreender o desempenho dos processos, seus reflexos na estratégia e nos resultados do negócio.
Já imaginou o seu setor servindo de modelo para uma transformação organizacional? Conheça o poder da automação de processos e saiba como!
Guia da Automação de Processos: descubra como sair do operacional agora mesmo
Quais resultados podemos esperar de uma consultoria em processos?
Para entender quais resultados você pode alcançar com a consultoria de processos, dê uma olhada nos nossos cases de sucesso em gestão de processos!
CASE – Backoffice Automatizado
Automação do processo de alteração de e-mail cadastral e senhas na área de backoffice
A área de backoffice tinha alto volume de chamados e pouca finalização — ou seja, alta incidência de demanda represada. Para solucionar o problema, realizamos a instalação e configuração do ambiente de RPA (infraestrutura de desenvolvimento), a melhoria dos processos pré-automação e a criação do bot, dos manuais de operação e toda a documentação técnica.
Resultados
- Otimização do processo e eliminação da demanda represada de solicitações de alteração de login e senha.
- 15.000 horas/ano automatizadas.
- 10.300 horas/ano após backlog zerado.
- Liberação de 3 colaboradores para desempenhar novas funções.
- Economia de 5 novos recursos de contratação.
Importante: alinhe suas expectativas
Etapas diferentes têm resultados diferentes — e isso exige um alinhamento de expectativas. Repare que um case de redesign de processos (prévios à automação) tem resultados muito mais perceptivos, enquanto a implementação de um bot, por exemplo, oferece números concretos de redução de horas ou custos.
Um departamento que desperdiça recursos flerta com a ineficiência e está sujeito a sofrer cortes de despesas. Muitos negócios também estão comprometidos demais em apagar incêndios do dia a dia e não conseguem parar para pensar formas mais inteligentes de melhorar suas rotinas operacionais.
Se alguma dessas situações é o seu caso ou se você identificou uma oportunidade de melhoria nos cases que mostramos aqui em cima, fale com um de nossos especialistas e saiba qual é a melhor solução para o seu negócio!