Ciclo PDCA: o que é e como aplicar em projetos
O ciclo PDCA é um método utilizado para otimizar processos e melhorar a qualidade dos resultados. Acesse e descubra como executá-lo com excelência.
O ciclo PDCA é um excelente recurso de gestão. O seu propósito é a promoção do aperfeiçoamento continuado, de um serviço, processo ou produto.
O ciclo PDCA é bastante utilizado nas organizações, por isso, trouxemos alguns tópicos imprescindíveis para entender e aplicar o método.
Então, se prepare, pois ao final do artigo você saberá tudo sobre o procedimento do ciclo PDCA.
Acompanhe!
O que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é um circuito de ações que seguem a sigla em inglês Plan-Do-Check-Act, ou seja, Planejar-Fazer-Checar-Agir.
É um método de coordenação usado para aprimoramento contínuo e uma ferramenta poderosa para solucionar problemas difíceis de detectar em procedimentos e serviços.
O método ficou popular nos anos 50, pelo professor e estatístico William Edwards Deming, chamado de “pai do controle de qualidade nos processos produtivos”, por isso, também é chamado de Ciclo de Deming.
Essa tática foi adotada por inúmeros gestores, pois o tamanho ou o setor da empresa não faz diferença, pode-se utilizar o ciclo PDCA em todos e qualquer tipo de negócio .
Ele é uma ferramenta de auxílio às empresas para aperfeiçoar a gestão de projetos. Depois de empregado, os procedimentos tornam-se padronizados e todo o processo é otimizado.
Logo, o propósito de usar o ciclo PDCA é a melhoria contínua. O alicerce do ciclo é a repetição. Assim, os administradores são capazes de entender de onde vêm os problemas e as soluções para resolvê-los.
Em outras palavras: é um planejamento estratégico.
Como funciona?
São quatro etapas, que são seguidas consecutivamente, sempre voltando à primeira ao fim de cada ciclo.
Vamos explicar cada uma delas a seguir.
Etapas do ciclo PDCA
Planejar
Nesta etapa, são definidos os problemas que você quer resolver no ciclo. No entanto, é preciso que o gestor seja capaz de fazer um planejamento, identificar e escolher o melhor tipo de planejamento, depois de avaliar o projeto como um todo.
Nessa fase se definem os parâmetros de performance que revelarão se o objetivo será atingido. Eles servirão como um recurso para avaliar o progresso dos resultados. É uma referência de quantidade e qualidade, que pode apresentar informações importantes sobre o avanço do projeto.
Além disso, no planejamento é determinado o procedimento técnico de trabalho utilizado para resolver o problema e a concepção do plano de ação para atingir o objetivo.
Existem alguns recursos facilitadores como: o Diagrama de Ishikawa, Gráfico de Pareto e até mesmo um bom e velho brainstorming que podem ser pertinentes nesta etapa do ciclo PDCA.
Quanto mais energia você dedicar ao planejamento, melhores resultados serão obtidos.
Fazer
Depois de detectar os problemas e definir objetivos a serem cumpridos, é o momento de “botar a mão na massa”, é a hora de colocar em ação o plano traçado pelo gestor.
Caso não seja possível realizar o que foi planejado, deve-se voltar à primeira etapa do ciclo PDCA e analisar o porquê de não ter dado certo. No entanto, se o plano foi realizado de acordo com as previsões, parta para o próximo passo, com a avaliação dos resultados.
Para dar início à etapa de execução, deve-se instruir e habilitar todos que participam do processo a fim de ter certeza de que estejam envolvidos e para que dê tudo certo em relação ao plano da primeira etapa do ciclo PDCA.
Checar
Agora é a hora de checar se a efetivação do plano traçado teve êxito. Neste passo do ciclo PDCA é importante monitorar sistematicamente cada ação praticada no planejamento e comparar o esperado com o realizado, detectando possíveis lacunas no processo que podem ser remediadas num próximo ciclo.
Analisar o procedimento técnico de trabalho utilizado é uma forma de ter certeza que o projeto segue na direção correta ou se é necessário mudar a rota para obter melhores resultados. Para isso, é preciso do suporte de um recurso medidos de estatísticas.
Desse modo, pode-se desviar de falhas e otimizar tanto recursos como tempo. A avaliação feita nesta etapa do ciclo PDCA irá apresentar se os resultados seguem o que foi planejado.
Agir
Se todos os objetivos traçados foram alcançados, é o momento de aplicar o planejamento como modelo padrão. Se alguma coisa não saiu como traçado, é preciso tomar atitudes corretivas onde for conveniente.
Depois de analisar os dados completamente, deve-se ajustar o que for preciso, corrigir possíveis falhas, reparar imediatamente o necessário para que o ciclo PDCA comece novamente.
5 benefícios de usar o ciclo
O ciclo PDCA pode ser utilizado em inúmeros tipos de projetos, desde os mais triviais até os mais complexos. Esse método traz vários benefícios, vamos listar aqui, cinco deles.
Confira:
1. Melhoria contínua
Algum problema nos processos da sua empresa já tirou seu sono? Calma, o ciclo PDCA pode ser a solução. O ciclo é constante, ou seja, a detecção de erros e imprecisões também é. Dessa forma, você identifica os problemas e adota as atitudes certas a todo momento.
2. Aplicação simples
O ciclo PDCA pode ser aplicado em todos os tipos de projetos, e o desempenho da equipe cresce assim que os colaboradores e líderes percebem que os objetivos traçados são atingidos com mais facilidade.
3. Tomada de decisão mais assertiva
O método do ciclo PDCA elimina o hábito que alguns gestores têm de tomar atitudes impulsivamente, chamando de “feeling”. Uma vez que as providências são adotadas segundo a organização das fases do ciclo, a equipe se torna disciplinada para atuar de maneira mais assertiva e consegue resultados melhores.
4. Mensuração de resultados
O ciclo PDCA permite que você gerencie os resultados com base na análise do processo, assim, é possível conduzir o projeto traçando melhorias e otimizando todo o procedimento.
5. Crescimento profissional
Para aplicar a metodologia do ciclo PDCA, é preciso ter um alto grau de envolvimento com a realização dos projetos. Desse modo, os resultados aparecem muito mais à mesma medida que a performance dos colaboradores melhora.
Como aplicar o ciclo PDCA em projetos?
Que o ciclo PDCA pode ser implementado em diferentes fases de um projeto, você já sabe. Mas como aplicá-lo e transformá-lo em padrão de procedimento?
Há vários modos de implementar o ciclo PDCA em um projeto. Os mecanismos mais habituais são as planilhas, que possibilitam conduzir o planejamento, avaliar os dados e detectar onde é possível melhorar.
Entretanto, há modos mais eficientes. Planilhas precisam de atualização contínua, causando trabalho dobrado e todo um sistema mais complicado. Para resolver esse ponto, há alguns softwares específicos para gestão de projetos.
Essa tecnologia simplifica a coleta de dados, deixa a análise de parâmetros mais rápida e melhora a comunicação. Além de possibilitar a gestão da carteira de projetos do administrador em apenas um lugar.
Ao escolher usar um software próprio para gerenciar projetos a vida do gestor fica muito mais fácil, isso faz com que o profissional foque no que realmente importa.
Principais erros cometidos ao usar o ciclo PDCA
Mesmo que possa parecer fácil, a aplicação do ciclo PDCA não é um trabalho banal. Por isso, vamos listar os principais erros ao colocar a ferramenta em prática.
- Falta de qualificação:
De nada vale elaborar uma proposta maravilhosa se o pessoal que irá executar não for qualificado nem tiver experiência para isso. Assim, é necessário que o gestor considere as exigências e a demanda de conhecimento do time para a elaboração do plano.
- Análise superficial:
Na fase de planejar a atitude a ser tomada, é normal o anseio em solucionar o problema depressa, porém isso pode atrapalhar o desempenho do plano. É necessário mergulhar a fundo no projeto para descobrir todos os dados importantes, e se for preciso, envolver todas as pessoas que estão trabalhando nesse processo.
- Verificação imprecisa:
Quando for analisar e averiguar os efeitos do plano colocado em prática, é essencial que os parâmetros determinados sejam realistas e precisos. Por vezes, os efeitos (tanto positivos quanto negativos) ficam escondidos porque os comandos e avaliações não são determinados corretamente.
Quando isso ocorre, a utilização do ciclo PDCA é errônea, porque os efeitos da fase de verificação terão consequências na etapa seguinte, e assim por diante.
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