O que é automação de processos e quais benefícios aos negócios?
Em tempos de transformação digital acelerada, fazer parte desse cenário se torna obrigatório para as empresas. E é nesse contexto que a otimização de processos ganha destaque.
Administrar um negócio sem o uso de softwares de gestão e sistemas integrados é quase inviável se você busca produtividade e eficiência. Afinal, a automação de processos tem possibilitado às empresas, não só de tecnologia, a resolução de tarefas em apenas alguns cliques.
De forma simplificada, podemos dizer que automatizar processos significa retirar gargalos que impõem ineficiências às operações empresariais.
Neste contexto, a automação torna-se uma grande aliada da rotina operacional das empresas devido ao potencial de otimização que representa para os negócios.
Se você ainda não está por dentro desse tema, continue conosco e entenda tudo sobre o assunto.
A partir de agora, vamos explicar o conceito, quais seus principais benefícios e os principais tipos de automação de processos!
O que é automação de processos?
Para começar a entender o que é automação de processos, é necessário compreender antes o conceito de automação.
Automatizar é o ato de transformar um processo manual e torná-lo o mais independente possível da interação humana.
Basicamente, é converter algo que já existe e é realizado manualmente e, a partir disso, utilizar a tecnologia a favor de melhorias para tornar o processo livre de erros humanos.
Nesse sentido, a automação de processos consiste em aliar a tecnologia às atividades cotidianas das empresas buscando produtividade e eficiência.
Você pode se interessar por: Mapeamento de processos: como funciona essa prática?
Benefícios da automação
Os processos manuais demandam muito tempo. Tempo esse que você e sua equipe poderiam dedicar a algo mais estratégico.
Operações repetitivas e manuais tomam boa parte da rotina dos negócios. Mas, não necessariamente, precisam ser realizados por pessoas.
Além da redução de tempo, há outras vantagens em investir em técnicas que dispensem a execução manual de tarefas. Entre elas, o aumento da produtividade e a economia de custos.
Um exemplo é a redução de gastos com o quadro de funcionários. Com a automação de processos, é possível contar com uma equipe mais enxuta ou hiperespecializada.
Outra vantagem é que, além da qualidade do que é realizado atingir patamares maiores, já que o processo se torna mais eficiente, é possível padronizar as operações.
Atualmente, a padronização de produtos e serviços é fundamental para o sucesso no mercado.
Confira as vantagens de automatizar processos:
- Reduz o tempo de produção;
- Padroniza serviços e produtos;
- Permite o gerenciamento de processos;
- Integra diversos setores dentro da empresa;
- Reduz o tempo de atividades operacionais;
- Reduz os gastos ao eliminar a margem de erro e o retrabalho;
- Gera relatórios precisos sobre os índices de produtividade da empresa;
- Permite a integração de multiplataformas.
6 tipos de automação
RPA
RPA (em inglês, robot process automation) ou automatização de processos por robôs é uma tecnologia que permite a automação dos processos de um negócio em tarefas repetitivas.
O RPA possibilita que os trabalhos extremamente manuais sejam executados de forma automática: robôs tomando conta de processos repetitivos de ponta a ponta, com total segurança.
Cada vez mais é utilizado por gestores que precisam cobrir lacunas em sistemas e eliminar ineficiências em suas operações.
Chatbots
A automação da comunicação para se aproximar do contato humano deu origem aos chatbots.
Como o nome sugere, o chatbot é um robô que interage via chat, seja por meio das redes sociais ou incorporado ao próprio site da empresa.
Na verdade, são programas desenvolvidos para reproduzir uma interação semelhante à humana.
Essa tecnologia permite um atendimento personalizado em tempo integral, disponível sempre que o cliente precisar acioná-lo.
O uso da inteligência artificial faz com que esse contato seja mais próximo ainda do cliente, possibilitando aprimorar a comunicação a cada nova interação.
URA
Certamente você já ligou para uma central de atendimento e foi atendido por uma gravação. Pois bem, então esteve em contato com a URA, Unidade de Resposta Audível.
Esta ferramenta é bastante utilizada em call centers a fim de automatizar o atendimento aos clientes e agilizar processos internos.
Atualmente, com o aprimoramento da tecnologia, já é possível inclusive que a URA reconheça palavras-chave na fala do usuário.
Uma vez que não é mais necessário selecionar opções manualmente no telefone, como é feito na URA de digitação, a interação torna-se muito mais rápida.
BPM
Para que a automação de processos atinja os melhores resultados, são usadas soluções tecnológicas denominadas BPMS (Business Process Management Systems).
O BPM é um passo natural para as organizações que desejam amadurecer a sua automação. Com ele, é possível definir, executar, mensurar, analisar, otimizar e monitorar cada um dos processos da empresa.
Diferente de outras metodologias de gestão de projetos, o BPM foi desenvolvido com foco nas pessoas, o que aprimora e facilita a sua usabilidade por parte dos colaboradores.
Nesse sentido, ele depende bastante de quais informações são inseridas no sistema e de como isso é feito.
Tudo isso faz com que o trabalho humano seja tão importante quanto a tecnologia que permite a automação dos processos.
Leia também: O que é Gestão de Processos e como funciona?
Scripts
Em essência, um script nada mais é do que um conjunto de instruções que conduz determinada rotina de atividades. Funciona basicamente como se fosse um roteiro.
Dessa maneira, o script de automação é uma lista de instruções complementada por uma série de etapas, condições e reações programadas para executar várias tarefas.
Tudo de maneira automática, eliminando a interferência humana e agilizando o desenvolvimento de determinado projeto.
Geralmente, esse tipo de script é utilizado em várias esferas da computação, tanto na informática como na programação.
Com bons scripts, é possível otimizar recursos — humanos, financeiros e temporais — por meio da padronização de processos e automação de testes de software.
Hiperautomação
O termo hiperautomação se refere à combinação das ferramentas para substituir humanos além das tarefas operacionais.
A regra é usar quando as próprias máquinas são capazes de conduzir questões mais complexas.
A hiperautomação parte da premissa que as ferramentas isoladas não são capazes de substituir as chamadas capacidades humanas.
No entanto, ao combinar e integrar essas ferramentas – como RPA, IA (Inteligência Artificial) e iBPMS – torna-se possível substituir até mesmo essas capacidades.
Como funciona a automação de processos?
Como vimos até aqui, a automação de processos se pauta no uso de diferentes tecnologias para automatizar tarefas repetitivas e rotineiras em uma organização.
Mas como será que ela funciona na prática?
Em linhas gerais, a automação é implementada por meio de softwares, que utilizam algoritmos e inteligência artificial para realizar as tarefas de forma rápida e precisa.
Além disso, os processos automatizados costumam ser projetados para seguir regras específicas e podem ser configurados na tomada decisões com base em determinados critérios.
Para que fique claro, vamos a um exemplo. Na área de Recursos Humanos, já é possível contar com a ajuda de softwares que cumprem com as mais diversas funções, como:
- Triar currículos;
- Analisar o perfil comportamental de candidatos e confrontá-los com as especificidades da vaga;
- Automatizar o pagamento dos colaboradores;
- Criar e enviar pesquisas de satisfação interna;
- Gerar relatórios e muito mais.
Como fazer a automação de processos na sua empresa?
Agora que você já sabe que a automação de processos é uma etapa importante na gestão empresarial, chegou a hora de saber como implementá-la no seu negócio.
Para ajudá-lo nesta empreitada, preparamos um passo a passo:
1. Identifique os processos que podem ser automatizados
Comece mapeando quais são os processos repetitivos, manuais e que consomem muito tempo na sua empresa atualmente.
Para que a mudança ocorra de forma gradual, um bom ponto de partida é priorizar as atividades que podem ser facilmente padronizadas e que exigem pouca intervenção humana.
Mas lembre-se, também, de nunca perder o foco no cliente: no fim das contas, o objetivo principal é entregar maior valor a ele.
2. Escolha uma ferramenta de automação de processos
Uma vez definido quais processos serão automatizados inicialmente, será a vez de escolher as ferramentas que lhe ajudarão nessa missão.
A boa notícia é que existem diferentes plataformas de automação de processos disponíveis no mercado atualmente.
A dica é avaliar as opções com calma, para que você consiga escolher a solução que melhor atenda às necessidades da organização.
3. Defina as regras do processo
Na hora de automatizar um processo, é importante definir as regras que ele deve seguir, incluindo a validação de dados, critérios de tomada de decisão e outros aspectos relevantes.
É a partir dessas definições que a ferramenta de automação será configurada.
4. Treine sua equipe
Para que a automação de processos seja vantajosa, é importante que os colaboradores saibam trabalhar com a ferramenta escolhida pela empresa.
Por isso, o treinamento da equipe é uma etapa fundamental dessa jornada.
5. Acompanhe os resultados
A adoção de uma nova ferramenta, seja ela qual for, demanda acompanhamento contínuo e ajustes quando necessário.
Sendo assim, não deixe de monitorar os resultados obtidos a partir da automação de processos.
Essa é a melhor forma de identificar a necessidade de melhorias e alcançar resultados cada vez melhores.
Como a automação contribui para a eficiência operacional?
Talvez você já tenha percebido, mas vale a pena reiterar: a automação de processos tem tudo a ver com eficiência operacional.
O termo é usado quando a empresa atinge a capacidade máxima de desempenhar suas operações com o mínimo de gastos de recursos possíveis, sem abrir mão da qualidade.
Dito isso, veja como a automação contribui para o alcance desses objetivos:
- Reduz erros: a automação elimina a necessidade de intervenção manual, o que pode reduzir o número de erros em processos que são propensos à falha humana;
- Aumenta a produtividade: ao permitir que as equipes se concentrem em tarefas mais estratégicas, a automação também tende a beneficiar a produtividade de forma geral;
- Melhora a qualidade dos dados: com a automação, é possível coletar e processar um grande volume de dados, o que também melhora a tomada de decisões da organização;
- Reduz custos: a automação pode contribuir na redução de custos operacionais, eliminando a necessidade de contratar mais funcionários e reduzindo os erros em atividades.
Vale dizer que a automação de processos é apenas uma parte da busca por mais eficiência nas empresas. Se você deseja se aprofundar neste assunto, recomendamos a leitura do nosso Guia definitivo da Eficiência Operacional: do ponto de partida ao framework de sucesso.
