Entenda como funciona o ciclo de vida de um projeto
Assim como as histórias, os projetos também possuem início, meio e fim. Compreender cada fase é a melhor forma de conduzir o trabalho. Saiba como fazer isso!
Ter rentabilidade é o objetivo de toda e qualquer empresa quando ela se dispõe a criar ou participar do desenvolvimento de um novo produto ou serviço. Por isso, é tão importante entender o ciclo de vida de um projeto.
Assim como as histórias, os projetos também possuem início, meio e fim. Compreender quais as atividades que compõem cada uma dessas fases é a melhor forma de reduzir as chances de erros, imprecisões e garantir um bom resultado.
Neste texto, vamos te dar mais detalhes de como funciona o ciclo de vida de um projeto, além de dicas de como criá-lo e implementá-lo junto ao time.
Siga com a leitura e fique por dentro de todas as informações!
O que é o ciclo de vida de um projeto?
De maneira simples, podemos dizer que o ciclo de vida de um projeto reúne todas as fases pelas quais um projeto deve passar antes da entrega final.
Esse conceito existe pelo seguinte motivo: dividir as etapas de gerenciamento durante o desenvolvimento de um produto ou serviço tende a facilitar bastante a condução da equipe.
Tudo isso permite tornar o processo mais ágil – afinal, todas as necessidades são previamente mapeadas.
Ter uma estrutura básica também contribui para que equipe consiga se situar e enxergar qual deve ser o foco em cada fase do ciclo. E isso, por sua vez, favorece o aumento da produtividade e da qualidade das entregas.
É claro que, a cada fase que se avança, é possível que o ciclo de vida sofra alterações e incrementos.
Mas, em geral, podemos ver esse movimento com bons olhos, pois significa que ajustes e melhorias estão sempre nascendo.
Conheça as fases do ciclo de vida de um projeto
Normalmente, as fases do ciclo de vida de um projeto são definidas em reuniões chamadas de “kick-off” (ou pontapé inicial, quando traduzimos para o português).
Nesses encontros, participam pessoas estratégicas da companhia e um gerente de projetos que, juntos, vão definir as etapas do ciclo levando em consideração as especificidades da empresa e seus objetivos.
Cada fase criada pode ser dividida em subunidades, mas geralmente isso só acontece quando se tratam de projetos mais complexos.
Nestes casos, as subunidades de fase vão garantir, principalmente, a organização do time e das entregas.
Já quando falamos de um projeto padrão, pensamos em quatro fases principais. Cada uma delas possui suas características e agenda, conforme explicaremos na sequência.
Fases do ciclo de vida em projetos
As fases mais comuns do ciclo de vida de um projeto costumam ser as seguintes:
1. Início do projeto
A primeira etapa consiste na identificação do problema ou necessidade do cliente em questão ou da própria companhia (se estivermos falando de um projeto interno).
Nesse momento, o foco da equipe é entender a demanda e, somente depois, começar a esboçar a solução.
Algumas das atividades que compõem esta fase são:
- Definição de objetivos;
- Esboço das características do produto, serviço ou resultado esperado;
- Escolha do time que irá atuar no projeto e definição de responsabilidades;
- Definição de custos para a execução do projeto;
- Definição de prazos para cada etapa.
Além disso, é aqui que se definem as restrições e os riscos que envolvem o projeto a ser desenvolvido.
2. Organização e preparação
O segundo passo mais comum na gestão de projetos é a definição de qual metodologia será utilizada.
O papel do gerente de projeto é pensar nas estratégias que serão adotadas para que as entregas aconteçam rapidamente e com qualidade, sem estourar o teto de gastos e os prazos estimados na etapa anterior.
Entre as principais atividades desta fase do ciclo de vida de um projeto estão o levantamento dos recursos que serão necessários para a sua execução total e avaliação do que será necessário adquirir ou não.
3. Execução do trabalho
É chegada então a hora de “colocar a mão na massa”. Na etapa, todos os recursos, tanto financeiros quanto de quadro de pessoal, entram em ação para executar o que se planejou nas etapas anteriores.
Essa fase costuma expor possíveis equívocos de planejamento, mas como citamos acima, é normal que adaptações sejam feitas no decorrer do caminho.
O desafio do time é fazer com que as alterações não influenciem de maneira significativa no cronograma estabelecido e apresentado para as partes interessadas.
Há, portanto, um constante esforço de monitoramento.
4. Encerramento
Antes de explicar a etapa de encerramento, vale dizer que a cada fim de fase é preciso que o cliente final aprove a entrega realizada pela equipe.
Este momento é chamado de “revisão de fase” e consiste em analisar se as entregas cumprem os critérios estabelecidos na reunião de kick-off.
Aqui é o momento de passar um pente fino e avaliar se há algum ajuste a ser feito ou se já é possível iniciar o próximo passo do ciclo de vida do projeto.
No geral, essas pequenas rodadas de revisão junto ao cliente permitem que o encerramento seja feito de maneira mais tranquila.
Nesta última fase do ciclo de um projeto, que é quando o cliente de fato receberá tudo o que lhe foi prometido, ocorre as seguintes atividades:
- Encerramento de contratos com fornecedores;
- Balanço do que deu certo e o que deu errado;
- Arquivamento do projeto;
- Avaliação da equipe;
- Balanço sobre a verba utilizada.
Cumprindo essas quatro fases principais, há grandes chances de que a sua empresa consiga otimizar significativamente a gestão dos próximos projetos.
Mas lembre-se de adaptar estas dicas para a sua realidade. Você pode, por exemplo, alterar o ciclo de vida para melhor atender uma equipe de desenvolvimento de software.
Neste caso, recomendamos outras fases, como definição de requisitos, análise do problema, desenvolvimento, testes e rollout.
Quais os tipos de ciclos de vida de projetos?
Agora que você conhece mais sobre o tema, podemos te contar que existem dois tipos de ciclo de vida de um projeto. O primeiro é o Ciclo de Vida Preditivo ou Predeterminado.
Nesse método, o escopo do projeto é inteiramente detalhado desde o início, estabelecendo com bastante antecedência qual é o produto/serviço/resultado, bem como as entregas esperadas.
Há ainda o Ciclo de Vida Adaptativo, apelidado também de “ágil”. Com ele, não existe um escopo muito desenhado e ele vai se construindo conforme as fases avançam.
Vale a pena investir nessa modalidade quando se está lidando com projetos de campos pouco explorados!
Como criar um bom ciclo de vida de um projeto na sua empresa?
Durante todo o artigo trouxemos direcionamentos que podem ajudar na concepção do ciclo de vida de um projeto na sua empresa, mas é importante reforçar que cada organização possui demandas e estruturas diferentes.
Portanto, não deixe de levar as particularidades do seu negócio em consideração ao colocar os conceitos apresentados acima em prática.
Outra dica bacana é estruturar as fases do seu projeto com poucas entregas em cada uma delas.
Dessa forma, você evitará esforço perdido de sua equipe no caso de a fase de revisão trazer muitos apontamentos.
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