Gestão de projetos: o que é, principais ferramentas e como implementar
Quando o objetivo é incrementar o desenvolvimento e a produtividade das empresas através do trabalho de equipe, a gestão de projetos é a chave para uma estratégia bem-sucedida.
Se você está ou já esteve dentro de um ambiente corporativo, provavelmente já ouviu falar em gestão de projetos – e o quanto ela faz toda diferença no sucesso (ou fracasso) de uma iniciativa.
Isso porque é preciso compreender que cada empresa demanda um time, um líder e uma gestão diferente para cada projeto. Essas escolhas (e muitas outras) vão influenciar diretamente durante todo o processo.
Muitas corporações vêm lidando com desafios cada vez mais diversos em seus projetos – dos mais complexos aos mais simples.
E, aqui, deixamos um sinal de alerta: dependendo do projeto que sua empresa irá desenvolver, as falhas podem ficar expostas se todos os fatores não estiverem bem amarrados.
Mas, calma! Nem tudo está perdido. Na verdade, nada está perdido. Acompanhe esse conteúdo para iniciar seu mergulho na gestão de projetos hoje mesmo. Boa leitura!
O que é a gestão de projetos?
Gestão de Projetos é a capacidade de planejar e executar um projeto desde sua concepção até a entrega final para o cliente.
Ou seja, é o papel desempenhado pelo gestor de projeto que se especializou em aplicar conhecimentos, técnicas e habilidades para garantir o sucesso de todas as fases do ciclo de vida de um projeto.
Spoiler: vamos falar sobre o ciclo de vida mais à frente!
Parece simples, certo? Mas se você é gestor ou integrante de um time sabe que o que parece fácil na teoria acaba sendo bem mais complexo na prática.
O que é importante destacar quando falamos em gestão de projetos é que existem, sim, alguns desafios a serem enfrentados.
O primeiro deles é entender que não se separa o conceito de gestor do conceito de equipe – principalmente quando queremos atingir a excelência em produtividade e resultados.
Sim, essa é uma verdade absoluta: uma boa gestão de projetos pode realmente ser a chave para o sucesso de equipes funcionais.
E se, como falamos lá em cima, você conhece o mínimo de um ambiente corporativo, já deve ter tido contato com a utilização dos termos “liderança” e “chefia” de forma análoga. De repente, já até os utilizou como sinônimos.
Veja: tais termos nem sempre significam a mesma coisa ou produzem os mesmos resultados. Chefias autocráticas e lideranças democráticas produzem efeitos muito diferentes na gestão de projetos.
Existe uma relação clara, direta e muito importante entre liderança e equipe.
Aqui ainda faremos um adendo: no caso das empresas que migraram para o 100% remoto, a gestão de projetos (e essa conexão entre liderança e equipe) é um caso ainda mais especial.
Ciclo de vida de um projeto
Cada projeto tem suas particularidades, que variam de acordo com o segmento, a empresa, o gestor, o time, as metodologias escolhidas, as ferramentas utilizadas e, obviamente, o objetivo final.
Agora, vamos falar o que todo projeto tem em comum: as fases de seu ciclo de vida. Confira cada uma delas!
INÍCIO
Objetivo: compreensão macro do projeto
- Reunir todos os dados e informações disponíveis;
- Identificar possíveis limitações e gargalos;
- Estabelecer premissas básicas;
- Alinhar resultado final com o cliente.
PLANEJAMENTO
Objetivo: esquematizar as atividades que serão realizadas
- Detalhamento da visão macro (feita na fase aqui de cima);
- Estruturar a estratégia de forma consistente;
- Criar e validar o cronograma.
EXECUÇÃO
Objetivo: realizar o que foi planejado nas duas etapas anteriores
Importante: ocorre junto com a próxima etapa
- Iniciar as demandas estabelecidas;
- Foco na melhoria contínua;
- Início da entrega de resultados (pelo menos, parciais).
CONTROLE
Objetivo: controle das demandas que estão sendo realizadas
Importante: ocorre junto com a etapa anterior
- Monitoramento das atividades;
- Validar os avanços para etapas seguintes;
- Garantir o cumprimento das metas estabelecidas.
ENCERRAMENTO
Objetivo: finalizar o projeto
- Oficializar o término do projeto;
- Entrega do resultado final;
- Registro do aprendizado alcançado (fundamental para próximas etapas).
Mas como dar o primeiro passo? Confira o próximo item para entender não só o primeiro, mas os seus 4 próximos passos na gestão de projetos.
Passo a passo para fazer a gestão de projetos
- Conheça o projeto verdadeiramente
Esse é o primeiro passo para qualquer profissional que queira fazer uma boa gestão de projetos. Não existe outro caminho para começar.
Conheça, entenda, dimensione, calcule, contabilize… Não pare até ter uma visão macro e micro de tudo que envolve o seu projeto.
Isso é fundamental para não cometer erros que vão custar tempo e dinheiro – e, em alguns casos, até mesmo o projeto como um todo.
- Centralize as tomadas de decisão
Os membros da equipe podem (e devem!) contribuir com suas expertises, opiniões e necessidades. Porém, para uma gestão de projetos bem-sucedida é preciso que o gestor centralize as tomadas de decisão.
- Direcione o time
Já tem uma pista de quem vai aparecer por aqui mais uma vez? Sim, ela mesma: a Metodologia Ágil.
Um time multidisciplinar e que roda dentro da Metodologia Ágil é auto gerenciável (na maioria das vezes). Porém, a figura do gestor de projetos é fundamental para definir prioridades, priorizar demandas e traçar estratégias dentro do objetivo do projeto.
- Foco no alinhamento – interno e externo
Para uma boa gestão de projetos acontecer, ninguém faz o trabalho sozinho. Tudo é fruto do esforço coletivo. E, para isso, é preciso que o time, o gestor e o cliente estejam sempre alinhados no objetivo final.
Bônus
Vamos deixar uma metáfora para você não esquecer como funciona uma boa gestão de projetos:
A gestão de projetos é como uma banda onde o gestor é o maestro e o time são os músicos: para que a música seja agradável – ou seja, o resultado seja positivo – é preciso que ele saiba reger e que os instrumentos estejam afinados.
Quer saber como se tornar um bom maestro e afinar os instrumentos com precisão para alcançar a tão sonhada gestão de projetos bem-sucedida?
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Ferramentas de gestão de projetos
O sucesso do seu projeto está diretamente ligado à escolha das ferramentas corretas.
São elas que vão garantir que sua equipe foque no que é realmente importante e estratégico ao invés de perder tempo com lista de tarefas analógicas e cronogramas que rapidamente se tornam desatualizados.
Lista de tarefas, cronogramas, monitoramento do progresso, compartilhamento de arquivos e muitas outras demandas podem ser rapidamente simplificadas com o uso de ferramentas online – e, algumas, gratuitas.
Com a rápida transição do fluxo de trabalho para o modelo remoto, a recente adoção de ferramentas de gestão de projetos disparou. Por conta disso, temos cada vez mais ferramentas no mercado.
Trello, Asana, G Suite, TeamGantt… Alguns nomes já devem ser familiares para você.
Cada ferramenta possui uma função e particularidades diferentes, mas todas têm os mesmos objetivos: oferecer uma visão geral do que está acontecendo no projeto e permitir um monitoramento eficiente – facilitando consideravelmente a gestão do mesmo.
→ Para te ajudar na escolha, recomendamos a leitura do material: 8 melhores ferramentas de gestão de projetos.
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