Como montar um quadro Kanban?
Muitas tarefas, várias equipes, prazos diferentes… Organizar todas as demandas não precisa ser um pesadelo. O kanban pode ajudar – e muito! – a fazer tudo isso e muito mais. Confira!
Se você é gestor, provavelmente já teve dificuldade em organizar tarefas, colaboradores, prazos, entregas, demandas. Seja em um determinado projeto (ou em vários) ou nos processos do dia a dia, a organização pode ser um grande desafio. Por isso, ter um quadro Kanban pode te ajudar bastante.
É importante ressaltar que o sucesso e a agilidade estão diretamente ligados a organização e priorização de tarefas.
E o quadro Kanban tem muito a contribuir nesses aspectos. Vamos entender melhor como o método funciona e aprender a montar um agora mesmo. Acompanhe!
O que é o método kanban?
O método Kanban é uma ferramenta para gestão visual de um time. De forma simplificada, podemos dizer que é um mural de atividades – que pode ser físico ou digital.
O Kanban é possibilita transparência das tarefas, dos prazos e de quem é responsável pelo o que dentro de uma equipe.
Se aqui você lembrou das metodologias ágeis, está absolutamente certo! A metodologia é perfeita para ganhar eficiência em ambientes de adaptabilidades, instabilidades e constantes mudanças.
Cada vez mais as empresas estão encarando novos desafio, principalmente no pós-pandemia, quando se tornou ainda mais importante alavancar resultados e se manter competitivo.
O Método Ágil é capaz de fazer tudo isso pelos seu negócio. Porém, é preciso que a adoção seja feita de forma correta e alinhada com todos os colaboradores. Isso é crucial para que a gestão ágil tenha sucesso – ou seja, um fracasso.
Para entender mais sobre como as Práticas Ágeis têm aparecido como uma solução importante para as empresas que querem ter valor no pós-pandemia, acesse agora nosso guia sobre o triângulo de ouro da Agilidade.
Papéis Ágeis: conheça o triângulo de ouro da agilidade
- Anote aí: o Ágil não é uma prática engessada. Muito pelo contrário! É possível ajustar e adaptar todas as suas ferramentas para a realidade da sua empresa, da sua equipe e do seu projeto. E o mesmo acontece com o Kanban.
Como falamos aqui em cima, o Kanban pode estar pendurado na parede, em formato digital, ser feito com posts-its e fita adesiva ou até mesmo num quadro branco. Isso não faz a menor diferença em termos de eficácia.
O importante é que ele traga, de forma clara e concisa, todas as atividades que o time tem que executar na sprint vigente e a prioridade de cada uma.
- Dica: se você não souber avaliar se o seu Kanban está desenhado de forma correta, chame outra pessoa que não esteja envolvida no projeto ou processo e peça para ler o que está no quadro. Se ela conseguir entender com clareza o andamento que está descrito ali, significa que seu kanban foi feito de maneira assertiva! Como fazer isso? Confira o próximo item.
Principais elementos do quadro Kanban
O kanban é organizado em cards (ou cartões) e colunas. Vamos definir cada um deles para você entender como funciona.
Quadro
É a estrutura, ou seja, o kanban propriamente dito. Pode ser digital (utilizando um software ou aplicativo específico para isso, de forma online) ou físico (com posts-its).
Atualmente, com a maioria das empresas de forma remota, o mais comum tem sido a adoção do kanban online. Isso proporciona que toda equipe acesse o quadro de forma muito mais simples, integrada e em tempo real.
Uma mesma equipe pode utilizar mais de um kanban (separado por função, por projeto, por processos) e várias equipes também podem compartilhar um kanban.
Coluna
As colunas caracterizam os status em que os cards se encontram naquele determinado momento, dentro do fluxo de trabalho da equipe.
Por exemplo: “para fazer”, “fazendo” e “feito”. Essas são as divisões de colunas mais comuns, mas podem ser adaptadas de acordo com o seu fluxo.
- Dica: para manter a eficácia do kanban, o ideal é que as colunas preservem a lógica de colunas iniciais à esquerda e finais à direita.
Ao longo do projeto, os cards vão se movendo pelas colunas até chegar ao final do fluxo – preferencialmente, sem que precisem voltar de uma coluna para outra.
Isso facilita bastante o entendimento não somente do time, como se outras pessoas que queiram entender o status do fluxo de trabalho.
Card
Também chamado de cartão, o card é o ponto central do kanban. Ele representa uma tarefa que precisa ser concluída no fluxo de trabalho – seja projeto ou processo.
- Curiosidade: Kanban, em japonês, significa cartão/card. Ou seja, foi o card que deu nome à essa metodologia.
Se precisar de ajuda para executar essa tarefa, não deixe de sinalizar. Um kanban mal construído pode acabar atrapalhando mais do que ajudando.
Um agilista pode ajudar bastante nessa hora. Acredite: muitos projetos confusos e aparentemente difíceis se tornam muito mais simples com o uso de um kanban – e a ajuda de um agilista, é claro!
4 passos para montar um kanban de sucesso
Se você já entendeu que o kanban pode te ajudar e como ele funciona, estamos alinhados até aqui. Agora é hora de passar para o próximo passo. Como montar o seu kanban?
Você já sabe que o kanban funciona de forma visual e dinâmica, certo? Ele vai organizar todo o fluxo do seu trabalho para que toda a equipe visualize as tarefas do início ao fim. Dessa forma, fica claro onde estão as maiores dificuldades e gargalos que estão atrapalhando o processo.
O que deve constar no kanban?
Como construí-lo de forma clara para que toda equipe conheça o andamento do projeto?
Quem pode mexer no kanban?
Como serão divididas as atividades?
Qual a melhor forma de definir os prazos?
Sim, são muitas perguntas. Vamos trazer aqui um pequeno guia do que deve constar no seu kanban. Porém, é importante lembrar que isso muda de projeto para projeto, de processo para processo e de empresa para empresa, ok?
Primeiro – e mais importante – passo
Tenha muito conhecimento dos processos da sua corporação e entenda como o seu time trabalha.
Esse passo é comum para toda e qualquer empresa, time, processo ou projeto. É impossível montar um kanban assertivo sem passar por esse primeiro (e obrigatório) passo.
Segundo passo: defina o formato das colunas
Vamos dar um exemplo prático, aqui da MJV. Nosso marketing tinha problemas de priorização de demandas e acabava perdendo produtividade por conta disso.
Além de implementar a Metodologia Ágil, passamos a utilizar um kanban. As colunas do nosso kanban são divididas, basicamente, em
- Backlog: tarefas a serem feitas em uma Sprint
- To do: tarefas que serão executadas na Sprint que está acontecendo
- Doing: tarefas que estão sendo realizadas nesse momento, divididas entre os membros da equipe
- Done: tarefas que já foram concluídas
- Block: tarefas que não podem ser executadas porque dependem da resolução de alguma pendência
Essas são as divisões de colunas mais comuns, mas podem ser adaptadas de acordo com o seu fluxo. Se quiser conhecer mais sobre o nosso marketing ágil – ou Agile Marketing – clique aqui e confira nosso material completo!
Terceiro passo: customize seus cards
Tanto no kanban físico, quanto no digital, é possível (e recomendado) customizar os cards de acordo com a necessidade do fluxo.
Por exemplo: atribuir cores, etiquetas e formatos diferentes por prazo de entrega, nível de urgência, responsável da equipe, tipo de atividade, setor (ou pela divisão que que fizer mais sentido para a sua realidade).
Quarto passo: envolva sua equipe
Para que o kanban funcione da melhor forma, é o time que define como ele será utilizado. Essa decisão não pode ficar concentrada em uma só pessoa – mesmo que seja um gestor.
Prazos, urgências, membros envolvidos e todas as decisões do fluxo de trabalho precisam ser compartilhadas com a equipe e isso precisa ser refletido noquadro kanban.
Se você estiver em dúvida se seu kanban está fidedigno, volte a dica que demos lá em cima: peça para outra pessoa ler e te dizer o que está entendendo que está acontecendo.
Kanban na prática
Se você chegou até aqui, entendeu que envolver a equipe é fundamental para que seu kanban funcione, certo? Isso é fundamental, mas existem algumas outras dicas que podem te ajudar bastante a ter um kanban – e um processo ou projeto – de sucesso. Confira nossas 4 dicas e mãos à obra!
1. Estabeleça regras
Existe uma máxima popular que diz: “o combinado não sai caro para ninguém”. O mesmo se aplica ao kanban.
As regras do jogo precisam ser estabelecidas e combinadas antes para que tudo funcione de maneira eficaz.
Alguns exemplos de regras na utilização do quadro kanban:
- Cada integrante do time somente poderá assumir uma tarefa quando tiver capacidade e disponibilidade para executá-la.
- É preciso estabelecer um limite de capacidade para cada participante ou para cada status do fluxo de trabalho. Limitar a coluna “fazendo” para no máximo 4 tarefas, por exemplo, pode evitar que haja desperdício de trabalho e que o time fique muito tempo sem feedback.
- Cada membro do kanban só pode colocar um card (ou seja, uma tarefa) de cada vez na coluna “fazendo”.
2. Priorize o backlog de forma correta
É um backlog bem priorizado que vai garantir a fluidez e os resultados exponenciais da sua sprint.
Isso significa garantir a a transparência necessária para que a gestão gaste menos tempo gerindo as tarefas e muito mais tempo executando. Sentiu o cheirinho da agilidade no ar?
3. Visibilidade e transparência
Todos precisam ter visibilidade e transparência do que está acontecendo – inclusive os stakeholders. Acredite: isso faz toda a diferença para o sucesso de um projeto. Em muitos casos, pode poupar bastante a sua equipe de ter retrabalho.
Use seu quadro kanban para listar as tarefas, definir o fluxo e acompanhar o progresso. Foque na visibilidade e na transparência e…
4. Informação boa é informação compartilhada!
Sim, compartilhe com todos os colaboradores da sua corporação. De nada adianta ter a fórmula do sucesso se ela não puder ser escalável!
5. Combine metodologias e ferramentas
Se o seu time não é habituado a trabalhar no mindset auto gerenciável, o kanban pode ser o melhor ponto de partida. Ele atribui mais flexibilidade e adaptabilidade em cenários sem previsibilidade ou escopo pré-definido.
A combinação Scrum + Kanban é conhecida em cenários ágeis por ser fortemente orientada à entregas e resultados. Isso vai depender do perfil da sua equipe e da sua empresa. Lembra do primeiro passo do item anterior?
6. Simplicidade é essencial
Simplifique tudo que você conseguir: processos, comunicação, ações, planos táticos. A simplicidade diminui significativamente o desperdício de esforço, dinheiro e tempo. Além de mitigar erros.
Ser simples é ser ágil.
Aqui na MJV, usamos kanban de várias formas diferentes. Logo, se precisar de ajuda para isso, entre em contato com nossos agilistas e converse sobre o seu projeto. Eles podem contribuir bastante e tornar a organização muito mais… ágil!
