Business Process Management: la chiave per il miglioramento dei processi

Il BPM è un modello semplice e solido per migliorare i processi aziendali. Ma come funziona? Continuate a leggere e scoprite i suoi pilastri principali e come iniziare.

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Gartner descrive il Business Process Management come “… una disciplina che utilizza vari metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare i processi aziendali”. Un processo aziendale coordina il comportamento di persone, sistemi, informazioni e oggetti per produrre risultati di business a sostegno di una strategia aziendale. I processi possono essere strutturati e ripetibili, oppure non strutturati e variabili”.

Ma cosa significa esattamente? Quali sono i pilastri e le applicazioni principali del BPM? E come possono le aziende iniziare a implementarlo? Continuate a leggere per capire tutto questo e molto altro.

Che cos’è il Business Process Management?

L’idea alla base del Business Pocess Management è semplicemente quella di prendere nota e mappare il funzionamento dei processi all’interno della vostra azienda nel loro contesto specifico. Ciò significa che si tiene conto degli input che certi processi ricevono da altri processi precedenti, nonché degli output che forniscono ad altri processi successivi.

Il BPM può essere utilizzato per affrontare ogni aspetto dell’azienda, a livello macro, ma anche a livello micro, esaminando i singoli processi che necessitano di una mano. Il concetto è collaborativo e incoraggia i lavoratori esperti a condividere le loro intuizioni e opinioni sui processi attuali. Tutto questo per identificare le opportunità di miglioramento e ottimizzare i flussi di lavoro e le procedure.

Il ciclo di vita del BPM: come implementarlo

Il ciclo di vita del BPM comprende cinque fasi che esaminano i processi attuali e identificano i margini di miglioramento. Mentre la maggior parte delle procedure preferisce raggruppare alcune fasi, noi abbiamo aggiunto un “semi-passo” in più a una di esse.

Fase 1: Design

La prima fase del ciclo di vita consiste nell’identificare come si svolge il processo attuale. Lo scopo di questa fase è raccogliere il maggior numero di informazioni possibili sul processo in questione. Quali sono le fasi del processo, chi è responsabile di ciascuna fase, quali sono gli input necessari per iniziare, quali sono gli output generati dal processo?

Il modo migliore per raccogliere queste informazioni è intervistare i lavoratori responsabili. Le procedure mal ottimizzate possono spesso essere supportate dall’ingegno umano. Questi “workaround” possono talvolta far sembrare le procedure più efficienti di quanto non siano in realtà, ma possono anche fornire ai manager spunti per possibili modifiche positive dei processi. Ricordate che nessun dettaglio è troppo piccolo per essere tralasciato.

Fase 2: Modello

La seconda fase consiste nel prendere tutte le informazioni raccolte nella prima fase e tradurle in un modello visivo. Questo può essere fatto attraverso diagrammi di flusso e schemi e può aiutare i manager a capire come le informazioni e gli output fluiscono da una fase all’altra e come i diversi processi interagiscono tra loro.

Dettagli come scadenze, condizioni e regolamenti devono essere etichettati chiaramente per fornire agli spettatori una sequenza concreta di eventi. È anche una buona idea includere note sul processo, come l’ubicazione di possibili colli di bottiglia e qualsiasi altro problema che le interviste hanno portato alla luce.

Fase 2.5: riprogettazione

Questa fase è normalmente abbinata alla fase 1, ma riteniamo che modellare il processo attuale, riprogettarlo e quindi modellare il nuovo processo possa portare a maggiori intuizioni rispetto alla semplice modellazione del nuovo processo. È il momento di sedersi con il team e discutere quali modifiche apportare al processo attuale per renderlo più rapido, semplice ed efficiente. Consigliamo vivamente di farlo in un contesto di gruppo per fare un brainstorming di idee.

Alcune modifiche potrebbero essere troppo complesse da implementare o richiedere l’investimento e l’approvazione dei dipendenti dell’alta direzione. In questo caso, vi suggeriamo di dare priorità ai miglioramenti in base all’impatto del cambiamento rispetto al processo e alla difficoltà di implementazione. Tenere un elenco dettagliato dei possibili miglioramenti può anche aiutare a vendere le idee più costose ai piani alti.

Fase 3: Esecuzione

Una volta individuati i miglioramenti da applicare al processo, è il momento di tracciare il nuovo flusso di lavoro e di implementarlo nel team. Se il processo originale viene normalmente eseguito da più team in parallelo (tutti eseguono lo stesso processo con input diversi), vi suggeriamo di testare la nuova procedura prima su un singolo team.

La cosa migliore è utilizzare i membri del team che sono stati coinvolti nella riprogettazione del nuovo processo, per rendere più agevole l’adattamento.

Fase 4: Monitoraggio

Questa fase può essere spesso trascurata, soprattutto se il nuovo processo è significativamente migliore di quello originale, ma il fatto che funzioni non significa che non dobbiate tenerlo d’occhio. Infatti, un cambiamento di processo riuscito può fornire molti spunti utili per migliorare altri processi in futuro. Un monitoraggio dettagliato può anche aiutare a mostrare ai dirigenti i vostri progressi e a convincerli del ROI associato alla gestione dei processi aziendali.

Assicuratevi che il vostro team utilizzi le giuste metriche per identificare i progressi, misurare l’efficienza e individuare eventuali errori di implementazione. Tenete presente che solo perché un processo funziona per un team, non funzionerà necessariamente per un altro. Le istruzioni e le SOP devono essere facili da spiegare e formare i nuovi lavoratori che le adottano.

Fase 5: Ottimizzazione

È la fase più importante della disciplina del Business Process Management. Pensate a questa fase come a quella del cosiddetto “looping”. Anche dopo aver migliorato un processo, esso avrà sempre procedure e aspetti che possono essere ulteriormente migliorati. Prendete il processo di successo che avete implementato, monitorato e standardizzato e reinseritelo nel ciclo di vita del BPM.

Sarete sorpresi da quante opportunità di miglioramento sono ancora disponibili. Nessun processo potrà mai essere perfetto, ma ciò non significa che non si debba tendere alla perfezione.

Quali sono i vantaggi del Business Process Management?

Misurare i benefici del BPM può talvolta essere un compito difficile. Mentre alcuni benefici quantitativi sono abbastanza facili da monitorare, come il tempo medio di rotazione, l’uso delle risorse e le ore di lavoro, altri benefici qualitativi sono più sfuggenti.

Processi più efficienti e ottimizzati hanno un impatto diretto sulla mentalità dei lavoratori, sulla facilità di lavoro e sul miglioramento della qualità della vita. Sebbene questi benefici siano misurabili anche indirettamente, i vantaggi a lungo termine per la salute mentale dei lavoratori sono incommensurabili.

È inoltre importante ricordare che il Business Process Management non è una disciplina “una tantum”. È una metodologia che apporta miglioramenti continui e graduali che avranno sicuramente un effetto nel lungo periodo, ma che possono essere difficili da misurare nel breve termine.

Detto questo, il BPM aiuta i manager nei seguenti modi:

• Fornire trasparenza ai processi interni.
• Visualizzare i processi a livello macro e il modo in cui si influenzano a vicenda.
• Migliorare continuamente i processi e rafforzare la strategia aziendale.
• Fornire un effetto leva per un maggiore impatto sui risultati aziendali.
• Contribuire ad adattare i processi aziendali alle tendenze del mercato e ai requisiti del settore.
• Capitalizzare le tecnologie emergenti
  

Il BPM non si limita solo ai vantaggi per i manager e i lavoratori, ma può avere benefici per l’azienda nel suo complesso, come ad esempio i seguenti:

• Ridurre lo spreco di risorse eliminando le rilavorazioni e le inefficienze.
• Ridurre gli errori e le variazioni di produzione, aumentando la coerenza.
• Risparmiare tempo grazie a procedure efficienti e alla gestione dei colli di bottiglia.
• Generare prodotti e servizi migliori e più accurati.

Uno dei vantaggi poco conosciuti del Business Process Management è la sua capacità di porre le basi per l’automazione dei processi. Molte aziende pensano che l’automazione sia un modo sicuro per migliorare i propri processi. In realtà, per funzionare correttamente, l’automazione si basa su processi ben oliati. L’automazione di un processo mal ottimizzato può fissare le inefficienze nella pietra, rendendo molto più difficile eliminarle e migliorare le procedure.

Se state pensando all’automazione per la vostra azienda, potrebbe essere una buona idea dare un’occhiata al nostro ebook su Lean Six Sigma, che approfondisce come le aziende possono ripulire i loro processi in preparazione all’automazione.

I diversi tipi di Business Process Management

Sebbene tutti i tipi di BPM abbiano procedure e implementazioni simili, ne esistono alcuni tipi diversi. Si concentrano su diversi tipi di processi e ciascuno trae vantaggio da un approccio leggermente diverso.

BPM incentrato sull’integrazione

Questa forma di Business Process Management gestisce i processi che esistono principalmente come intermediari tra i vostri sistemi (ad esempio, HRMS, CRM, ERP) con poca o nessuna interazione umana richiesta. Questi processi sono i primi candidati all’automazione, se non lo sono già. Dispongono di connettori estesi e di accesso API che aiutano a spostare i dati il più rapidamente possibile.

BPM incentrato sull’uomo

Dall’altra parte della medaglia c’è il BPM umano-centrico. Si tratta di processi che vengono eseguiti principalmente dall’uomo. Questi processi richiedono spesso l’approvazione e sono eseguiti da singoli lavoratori. Il modo migliore per affrontarli è l’uso di un’interfaccia utente amichevole e intuitiva, di notifiche semplici e di un rapido monitoraggio. Ricordate che i miglioramenti devono essere apportati tenendo conto non solo della redditività della strategia aziendale, ma anche della facilità d’uso per le persone che la eseguono.

Centrato sui documenti

Queste soluzioni vengono solitamente implementate quando un documento, come un contratto o un accordo, è al centro del processo. Queste strategie di miglioramento dei processi si concentrano sulla capacità di instradare, formattare e verificare i documenti nel modo più rapido e preciso possibile, facendoli firmare e approvare durante il flusso di lavoro. Questi tipi di flussi di lavoro sono noti per avere un alto tasso di colli di bottiglia e devono essere attentamente dettagliati per assicurarsi che non ne sfuggano.

La maggior parte dei sistemi di gestione dei processi aziendali incorporerà una combinazione di questi elementi, anche se ognuno di essi ha un campo in cui è specializzato. Non abbiamo approfondito il modo in cui ciascuno di questi diversi flussi di lavoro può essere automatizzato, ma è possibile automatizzare anche sistemi fortemente dipendenti dall’uomo attraverso l’iperautomazione.

Consigli finali per iniziare il viaggio nel BPM

Il Business Process Management è un modo eccellente per trovare opportunità di miglioramento dei processi all’interno dell’organizzazione. Sebbene non sia l’unico modo, è anche un metodo efficace per dare il via a qualsiasi progetto di automazione.

L’ultimo consiglio che possiamo condividere con voi sull’argomento riguarda l’inizio. Se volete iniziare a implementare il BPM nella vostra azienda, la soluzione più semplice ed efficace è quella di affidarvi a una società di consulenza aziendale.

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