Agile Project Management: cos’è e come applicarlo nel tuo business

La strategia per affrontare scenari sempre diversi

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Viviamo in un’epoca di profondo cambiamento che ha richiesto un’enorme capacità di flessibilità e adattamento. In questo contesto, si sono distinti ritmi di lavoro più dinamici e accelerati.

Continuate a leggere per capire perché la gestione agile dei progetti offre numerosi vantaggi rispetto alle forme tradizionali di gestione dei progetti.

Cos’è la gestione agile dei progetti?

Le pratiche agili possono essere incorporate nella gestione dei progetti, aggiungendo numerosi benefici. Chiamiamo questa iniziativa gestione agile del progetto.

Tradizionalmente, un progetto viene creato come se fosse un unico blocco. Applicando le pratiche agili, il progetto viene diviso in parti più piccole, che vengono realizzate in tempi più brevi.

Un’altra caratteristica potente nella gestione agile del progetto è l’impegno di tutti i membri del team, concentrandosi sulla ricerca di soluzioni dinamiche invece di processi rigidi.

È importante non dimenticare la partecipazione del cliente per garantire che il progetto sia conforme ai requisiti richiesti.

Modelli tradizionali contro la gestione agile del progetto 

Il Project Management Institute (PMI) ha definito i metodi tradizionali di gestione dei progetti nella guida Project Management Body of Knowledge (PMBOK). La guida descrive le aree di gestione, gli scopi, le strutture e altre caratteristiche dei progetti.

La gestione tradizionale ha una prospettiva lineare, con una struttura ben definita e azioni precedentemente mappate. Ha un tempo più impegnativo nell’affrontare i cambiamenti improvvisi che si presentano e nell’adattarsi costantemente a questi nuovi scenari.

Grazie alla struttura flessibile dei progetti, i cambiamenti si realizzano più efficacemente nella metodologia agile.

E qual è la migliore metodologia da applicare al vostro progetto?

La risposta è semplice. Dipende dal progetto.

È comune vedere le due metodologie utilizzate in modo complementare, il che permette di beneficiare dell’organizzazione proposta dal PMBOK e del dinamismo dei metodi agili applicati al project management.

Caratteristiche della gestione agile del progetto

Il modello di lavoro agile ha la caratteristica di rendere più fluida la gestione del flusso di informazioni interne e l’esecuzione dei compiti. Per questo, dobbiamo prima stabilire un controllo preciso e flessibile dei processi come tempo, costi, ambito, funzionalità e qualità del progetto. 

Essere agili significa dare la priorità al successo del cliente, imparare a collaborare con il cliente, adattarsi frequentemente ai cambiamenti e consegnare cicli veloci. 

È meglio consegnare un risultato parziale e funzionale che andare avanti per un periodo molto lungo senza feedback e avere un prodotto finito che non serve al cliente finale.

Con un focus sulla collaborazione, un’altra caratteristica eccezionale è l’impegno dei dipendenti, che giocano un ruolo cruciale nel successo della metodologia.

Come ottimizzare i progetti con la metodologia agile?

Nei metodi di gestione tradizionali, un prodotto sarà utile e avrà senso solo nella sua forma finale. In altre parole, il valore viene consegnato al cliente solo alla fine della produzione.

Nella gestione agile, i progetti sono ottimizzati perché un insieme minimo di passi garantisce consegne durante tutto il progetto che generano continuamente valore per il cliente.

Se state cercando di ottimizzare i processi, dovete tenere a mente alcune delle seguenti azioni:

• Concentrarsi sulla collaborazione: I processi sono fondamentali, ma l’interazione del team fa andare avanti il progetto. 
• Essere funzionali: prodotti e servizi funzionali sono più importanti della documentazione dettagliata del progetto; 
• Cercare la flessibilità: i contratti sono essenziali per formalizzare gli accordi, ma non dovrebbero limitare gli aggiustamenti lungo il percorso o la collaborazione con il cliente; 
• Fare spazio per l’inaspettato: La pianificazione è essenziale per organizzare la produzione, ma accettare i cambiamenti giova sia all’azienda che al cliente.

I principali strumenti agili

Poiché le esigenze dei team e delle aziende sono diverse, sono emersi anche diversi metodi agili. Ognuno ha le sue stranezze, ma tutti possono essere adattati alle caratteristiche di ogni squadra.

Idealmente, scegliete il metodo che ha senso per il vostro progetto. Tra i più usati ci sono:

Scrum

Scrum è una delle metodologie agili più popolari. Per definizione, Scrum è un quadro progettato per gestire i processi.

In questo modello, i compiti sono divisi in cicli chiamati sprint, tipicamente di due settimane di lunghezza. A differenza di altri modelli, Scrum prevede consegne in piccole frazioni.

Ci sono riunioni quotidiane, così tutto il team sa chi sta facendo cosa. In questo modo, i problemi sono identificati in anticipo, permettendo al team di risolvere i colli di bottiglia della produttività prima che sfuggano di mano.

Kanban

Kanban è uno strumento visivo in cui i compiti sono divisi in colonne relative alla fase di esecuzione delle attività del team. Le principali sono da fare, fare e fatto. Di solito, questa è la configurazione più utilizzata. Tuttavia, i team hanno l’autonomia di definire quali colonne sono necessarie per rappresentare il flusso dei compiti del team.

Con Kanban, è possibile percepire ciò che ognuno sta facendo, il che riduce i colli di bottiglia della produzione, specialmente se combinato con il framework Scrum quotidiano. 

La combinazione di Kanban e Scrum rende la comunicazione tra il team frequente e trasparente. Questo permette ai dipendenti di identificare le cose che ostacolano la loro attività.

Cultura Lean

Lean non è necessariamente una metodologia. È una filosofia di gestione emersa negli anni 70, utilizzata nella produzione del Sistema Toyota.

Questa cultura affronta una visione di come le fasi di gestione del progetto dovrebbero essere eseguite per ridurre gli sprechi e garantire la massima produttività. La gestione deve essere più snella.

Quindi, il primo passo per implementare il Lean è identificare gli sprechi della tua azienda. Poi è il momento di ridurli (e anche di eliminarli, se possibile) per aumentare le attività ricche di valore. Queste attività essenziali rimuoveranno gli ostacoli che stanno diminuendo la produttività dei tuoi dipendenti.

Perché è importante scegliere il giusto tipo di metodologia?

Le metodologie agili offrono al project management strumenti potenti per la gestione di team, attività e azioni, tra gli altri. 

Adottandole, le aziende risolvono problemi impegnativi e permettono di aumentare la produttività, migliorare la comunicazione, l’impegno dei dipendenti, l’efficienza dei team e una consegna più veloce.

Questo fa sì che le aziende ottengano risultati migliori e più coerenti, oltre a distinguersi sul mercato.

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