Mentalidad Ágil: ¿Cómo usar sprints para agilizar proyectos?

La Mentalidad Ágil es muy importante en el mundo de los negocios. Es una respuesta a los constantes cambios del mercado, con especial atención a la rápida innovación tecnológica.

En este artículo, decidimos traer una reflexión profunda sobre el tema.

¡Siga leyendo para ver cómo los ejecutivos exitosos están logrando resultados al incorporar metodologías ágiles como Scrum en sus negocios diarios!

¿Qué es la Mentalidad Ágil?

Antes de entrar en la Mentalidad Ágil (en inglés: Agile Mindset), debemos recordar que su vínculo a la Filosofía Ágil. La Filosofía Ágil surgió del Manifiesto Ágil, creado por un pequeño grupo de personas que se reunieron en 2001 para discutir sus puntos de vista sobre el enfoque tradicional de la gestión de proyectos de desarrollo de software.

En ese momento, los expertos redactaron el Manifiesto Ágil, que mostró la necesidad de valorar cuatro frentes:

• individuos e interacciones por encima de procesos y herramientas;
• software que funciona con documentación más completa;
• colaboración del cliente en la negociación del contrato;
• respuestas rápidas, cambios a lo largo del proyecto siguiendo un plan.

Sobre esta base se elaboraron varias metodologías. Básicamente son enfoques para acelerar y mejorar la calidad en el desarrollo de aplicaciones. En los últimos tiempos, las prácticas ágiles también se han empleado para transformar las funciones corporativas departamentales y las prácticas de gestión de proyectos. Un punto destacado entre los frameworks ágiles es SCRUM, del que hablaremos en detalle más adelante.

En general, cuando hablamos de Mentalidad Ágil estamos hablando de una mentalidad de gestión iterativa, gradual e incremental, el gerente que confía en ella busca desarrollarla en su equipo. Está enfocada en ayudar a los equipos en un escenario de rápida evolución y cambios constantes. Ayuda a concentrarse en la entrega rápida de valor comercial.

La Mentalidad Ágil se basa en:

• mejora continua, flexibilidad;
• entrega continua de resultados rápidos;
• alta calidad;
• mitigación de errores.

SCRUM y Sprints: ¿Qué son y cómo funcionan?

Como ya se mencionó, una de las metodologías ágiles más importantes dentro de la Filosofía Ágil es el SCRUM.

Pero, ¿qué es SCRUM?

SCRUM es un marco iterativo e incremental para el desarrollo de software ágil. Fue creado para ayudar a los equipos a gestionar los procesos de desarrollo. Aunque nació en la industria del software, SCRUM es ampliamente utilizado en muchas otros segmentos del mercado.

Lo bueno de SCRUM es que enfatiza la colaboración, el producto/servicio funcional y la flexibilidad para adaptarse al cambio. Transparencia, inspección y adaptación son palabras clave cuando se habla de SCRUM. Con este método, el proceso, el flujo de trabajo y el progreso siempre son visibles de principio a fin.

¿Cuáles son las funciones principales de un equipo SCRUM?

Un equipo creado y administrado bajo el método ágil SCRUM tiene las siguientes funciones:

PRODUCT OWNER (PO)

El Product Owner representa al cliente, tiene la visión estratégica de lo que se necesita construir. Una de sus funciones principales es dejar claros los objetivos para el equipo SCRUM. Él es el único que posee el backlog del producto y prioriza las órdenes de los ítems. Sin embargo, esto no significa que él sea quien elija cuánto y cómo se hará durante el sprint.

SCRUM MASTER

El SCRUM Master ayuda al propietario del producto y al equipo a comprender sus objetivos comunes y a hacer planes para poder alcanzarlos. Este profesional es consultor y entrenador de ambas partes y se asegura de que el equipo logre sus objetivos del Sprint. Debido a que el equipo se autoorganiza, el SCRUM Master debe permanecer neutral. Él es un contribuyente, no una autoridad.

EQUIPO 

El equipo (squad en inglés) se autoorganiza y sus miembros son responsables de completar las historias de usuarios que se han definido. Siempre debe asegurarse de agregar valor al producto. Una de las tareas más importantes del equipo es proporcionar estimaciones para cada sprint y decidir cómo se realizará el trabajo.

¿Cómo funciona un Sprint?

Entrando más específicamente en sprints, aquí le mostramos cómo emplear este enfoque en la cotidianidad de los proyectos.

Inicio

Cada sprint comienza con una reunión de planificación. Durante la reunión, el propietario del producto (la persona que solicita el trabajo) y el equipo del proyecto acuerdan qué se hará durante el sprint.

El equipo tiene la última palabra cuando se trata de determinar cuánto trabajo se puede hacer de manera realista durante el sprint. Y el product owner tiene la última palabra sobre qué criterios deben cumplirse para que el trabajo sea aprobado y aceptado.

Duración

El facilitador del equipo determina la duración de un sprint. Otro punto importante: cuando el equipo acuerda cuántos días debe durar un sprint, todos los sprints futuros deben tener la misma duración — idealmente hasta una semana; menos de un mes, definitivamente.

Durante el Sprint

Después de que comienza un sprint, el product owner debe retirarse y dejar que el equipo haga su trabajo. El equipo celebra reuniones diarias para discutir el progreso y las soluciones a los desafíos. El product owner puede asistir a estas reuniones como observador, pero no debe interferir a menos que sea para responder preguntas. Él no puede, por ejemplo, realizar solicitudes de cambio durante un sprint y solo el facilitador o el gerente del proyecto tienen el poder de detener el sprint.

Final

Al final del sprint, el equipo presenta el trabajo completado al product owner, y él utiliza los criterios establecidos en la reunión de planificación para aceptar o rechazar lo que se entregó.

¿Por qué las prácticas ágiles deberían estar en el radar de su empresa?

Vea ahora los beneficios que hacen que las prácticas ágiles deban estar en el radar de su negocio. Para una mejor comprensión, usemos la gestión de proyectos como ejemplo.

Productos y servicios de alta calidad

En prácticas ágiles, el test se integra a lo largo del ciclo. Esto significa que hay controles regulares para ver si el producto o servicio funciona durante su desarrollo. En este enfoque, el product owner puede hacer cambios si es necesario y el equipo estará al tanto cuando haya un problema — en tiempo hábil.

Estas son algunas actividades clave para garantizar la calidad de los productos y servicios, de acuerdo con la Filosofía Ágil:

• definir y elaborar requisitos justo a tiempo para que el conocimiento de las características del producto sea lo más relevante posible;
• incorporar una integración perfecta y testeos diarios en el proyecto, lo que permite al equipo resolver problemas mientras todavía están actualizados;
• aprovechar las herramientas automatizadas de testeo;
• retrospectivas de sprint, que permiten al equipo mejorar continuamente los procesos y el trabajo;
• completar el trabajo utilizando los siguientes parámetros: desarrollado, probado, integrado y documentado;
• desarrollar el producto o servicio en ciclos rápidos e incrementales. Esto da como resultado versiones incrementales pequeñas, con cada versión basada en la funcionalidad anterior;
• testear cada versión de manera exhaustiva para garantizar que se mantenga la calidad.

Mayor satisfacción del cliente

El product owner (cliente, interno o externo) siempre está involucrado. Además, el progreso tiene una gran visibilidad y la flexibilidad para cambiar es muy importante.

Para esto, se realizan algunas actividades básicas:

• demostrar la funcionalidad del producto (o partes del proyecto, ya sea producto, servicio o proceso) a los clientes en todas las revisiones de sprint;
• entregar productos al mercado más rápido y con mayor frecuencia en cada lanzamiento;
• dar a los clientes acceso temprano al producto a lo largo de su ciclo de vida;
• mantener a los clientes involucrados e interesados en todas las etapas del proyecto.

Mayor control del proyecto

• reuniones regulares de sprint (actividades cortas donde la inspección y las revisiones son muy importantes);
• transparencia;
• garantizar la visibilidad de cada paso del proyecto para ambas partes involucradas en el proyecto.

Reducción de riesgos

La Mentalidad Ágil prácticamente elimina los posibilidades errores absolutos del proyecto. Y esto está garantizado por las siguientes actividades:

• siempre tenga un producto/servicio en su lugar, comenzando con el primer sprint, para que ningún proyecto ágil falle por completo;
• desarrollar en sprints, asegurando un corto tiempo entre la inversión inicial del proyecto y error, para solucionarlo tan rápido como sea posible;
• generar ingresos por adelantado con proyectos de autofinanciación, lo que permite que el proyecto valga la pena con poco gasto inicial;
• facilitar la adaptación a las necesidades y preferencias del cliente;
• historias de usuarios con criterios de aceptación centrados en el negocio para definir las características del producto o servicio;
• centrarse en las necesidades de clientes reales, proporcionando un valor incremental en cada recurso creado;
• testear piezas y/o prototipos antes de pasar a las siguientes etapas, preferiblemente bajo la supervisión del cliente.

Retorno de la inversión más rápido (ROI)

El hecho de que el enfoque ágil sea iterativo significa que los recursos se entregan en etapas. Por lo tanto, los beneficios se obtienen desde el principio mientras el producto o servicio esté en desarrollo.

• el desarrollo comienza temprano;
• un producto funcional «listo para el mercado» se genera después de unos pocos pasos;
• ciclos de entrega cortos y precisos;
• lanzamientos rápidos y capacidad de medir la reacción del cliente para realizar cambios rápidamente,
• preferiblemente antes de las empresas concurrentes;
• concentración en el valor del negocio. Al permitir que el cliente priorice los recursos, el equipo comprende lo que es más importante para el negocio del cliente y puede proporcionar un producto / servicio más valioso.

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