Gestión de procesos empresariales: la clave para la mejora de los procesos
El BPM es un modelo sencillo y sólido para mejorar los procesos empresariales. Pero, ¿cómo funciona? Siga leyendo y descubra sus principales pilares y cómo empezar.
Gartner describe la gestión de procesos empresariales como «… una disciplina que utiliza diversos métodos para descubrir, modelar, analizar, medir, mejorar y optimizar los procesos empresariales. Un proceso empresarial coordina el comportamiento de las personas, los sistemas, la información y las cosas para producir resultados empresariales en apoyo de una estrategia empresarial. Los procesos pueden ser estructurados y repetitivos, o no estructurados y variables».
Pero, ¿qué significa esto exactamente? ¿Cuáles son los principales pilares y aplicaciones del BPM? ¿Y cómo pueden las compañías empezar a aplicarlo? Siga leyendo para entender todo eso y más.
¿Qué es la gestión de procesos empresariales?
La idea que subyace a la Gestión de Procesos de Negocio es simplemente tomar nota y mapear cómo funcionan los procesos dentro de su compañía dentro de su propio contexto específico. Esto significa que se tienen en cuenta las entradas que ciertos procesos reciben de otros procesos anteriores, así como las salidas que ofrecen a otros procesos posteriores.
El BPM puede utilizarse para abordar todos los aspectos de su empresa, a nivel macro, pero también puede utilizarse a nivel micro, echando un vistazo a los procesos individuales que necesitan una mano. El concepto es colaborativo y anima a los trabajadores con conocimientos a compartir sus ideas y opiniones sobre los procesos actuales. Todo ello con el fin de identificar oportunidades de mejora para optimizar los flujos de trabajo y los procedimientos.
El ciclo de vida del BPM: cómo implementarlo
El ciclo de vida del BPM incluye cinco pasos que analizan los procesos actuales e identifican el margen de mejora. Aunque la mayoría de los procedimientos agrupan ciertos pasos, hemos añadido un «semipaso» adicional a uno de ellos.
Paso 1: Diseño
El primer paso del ciclo de vida consiste en identificar cómo se desarrolla el proceso actual. El objetivo de este paso es recopilar toda la información posible sobre el proceso en cuestión. ¿Cuáles son las etapas del proceso, quién es el responsable de cada etapa, qué insumos son necesarios para que comience, cuáles son los resultados generados por el proceso?
La mejor manera de recabar esta información es entrevistar a los trabajadores responsables. Los procedimientos mal optimizados pueden apoyarse a menudo en el ingenio humano. Estas «soluciones» a veces pueden hacer que los procedimientos parezcan más eficaces de lo que son en realidad, pero también pueden proporcionar a los directivos ideas sobre posibles alteraciones positivas del proceso. Recuerde que ningún detalle es demasiado pequeño para dejarlo de lado.
Paso 2: Modelo
El segundo paso consiste en tomar toda la información recopilada en el primer paso y traducirla en un modelo visual. Esto puede hacerse mediante organigramas y diagramas y puede ayudar a los gestores a entender cómo fluyen la información y los resultados de una etapa a la siguiente, así como el modo en que los distintos procesos interactúan entre sí.
Detalles como los plazos, las condiciones y las normas deben etiquetarse claramente para ofrecer a los espectadores una secuencia concreta de acontecimientos. También es una buena idea incluir notas sobre el proceso, como la ubicación de posibles cuellos de botella y cualquier otra cuestión que las entrevistas hayan sacado a la luz.
Paso 2.5: Rediseño
Este paso suele ir acompañado del paso 1, pero creemos que modelar el proceso actual, rediseñarlo y, a continuación, modelar el nuevo proceso puede aportar más información que simplemente modelar el nuevo proceso. Es el momento de sentarse con su equipo y discutir qué cambios podrían hacerse en el proceso actual para hacerlo más rápido, más fácil y más eficiente. Recomendamos encarecidamente que esto se haga en grupo para que haya una lluvia de ideas.
Algunas modificaciones pueden ser demasiado complejas de aplicar, o requerir la inversión y la aprobación de los empleados de la alta dirección. Si ese es el caso, le sugerimos que priorice las mejoras en función de la repercusión que tendrá el cambio en relación con el proceso, así como de la dificultad que entrañe su aplicación. Llevar una lista detallada de posibles mejoras también puede ayudar a vender las ideas más caras a los altos cargos.
Paso 3: Ejecutar
Una vez que haya identificado las mejoras que le gustaría aplicar a su proceso, es el momento de trazar el nuevo flujo de trabajo e implementarlo en su equipo. Si el proceso original lo realizan normalmente varios equipos en paralelo (todos realizan el mismo proceso con diferentes entradas), le sugerimos que pruebe primero el nuevo procedimiento en un solo equipo.
Lo mejor es utilizar miembros del equipo que hayan participado en el rediseño del nuevo proceso, para que la adaptación sea más suave.
Paso 4: Supervisión
Este paso suele pasarse por alto, especialmente si el nuevo proceso es significativamente mejor que el original, pero el hecho de que funcione no significa que no haya que vigilarlo. De hecho, un cambio de proceso exitoso puede proporcionar una gran cantidad de información que puede ayudar a mejorar otros procesos en el futuro. Un seguimiento detallado también puede ayudar a mostrar a la alta dirección su progreso y convencerles del retorno de la inversión asociado a la gestión de procesos empresariales.
Asegúrese de que su equipo utiliza las métricas adecuadas para identificar el progreso, medir la eficiencia y localizar posibles desajustes en la implementación. Tenga en cuenta que sólo porque un proceso funcione para un equipo, no necesariamente funcionará para otro. Las instrucciones y los procedimientos normalizados de trabajo deben ser fáciles de explicar y formar a los nuevos trabajadores que los adopten.
Paso 5: Optimizar
Este es el paso más importante en la disciplina de la gestión de procesos empresariales. Piense en esto como el paso de bucle. Incluso después de haber mejorado un proceso, éste siempre tendrá procedimientos y aspectos que pueden mejorarse aún más. Tome el proceso exitoso que ha implementado, monitoreado y estandarizado, y póngalo de nuevo en el Ciclo de Vida BPM.
Se sorprendería de la cantidad de oportunidades de mejora que quedan por delante. Ningún proceso puede ser perfecto, pero eso no significa que no debamos esforzarnos por alcanzar la perfección.
Contenido que te puede gustar disponible en inglés:
→ Lean Six Sigma: the ultimate mix to process improvement
Cuáles son los beneficios de la gestión de procesos de negocio?
Medir los beneficios de BPM puede ser a veces una tarea complicada. Mientras que ciertos beneficios cuantitativos son bastante fáciles de monitorear, como el tiempo promedio de rotación, el uso de recursos y las horas de trabajo, otros beneficios cualitativos son más esquivos.
Los procesos más eficientes y optimizados tienen un impacto directo en la mentalidad de los trabajadores, la facilidad de trabajo y las mejoras en la calidad de vida. Aunque esto también puede beneficiar indirectamente a las métricas medibles, sus beneficios a largo plazo para la salud mental de los empleados son inconmensurables.
También es importante tener en cuenta que la Gestión de Procesos de Negocio tampoco es una disciplina «de una sola vez». Es una metodología que aporta una mejora continua y gradual que, sin duda, tendrá un efecto a largo plazo, pero que puede ser difícil de medir a corto plazo.
Dicho esto, el BPM ayuda a los directivos de las siguientes maneras:
– Aportar transparencia a los procesos internos.
– Visualizar los procesos a nivel macro, así como la forma en que se afectan entre sí.
– Mejorar continuamente los procesos y reforzar la estrategia empresarial.
– Proporcionar un apalancamiento para lograr un mayor impacto en los resultados del negocio.
– Ayudar a adaptar los procesos empresariales a las tendencias actuales del mercado y los requisitos del sector.
– Aprovechar las tecnologías emergentes.
El BPM tampoco se limita a beneficiar a los directivos y trabajadores, sino que puede tener ventajas para la compañía en su conjunto, como las siguientes
– Reducir el desperdicio de recursos eliminando el retrabajo y las ineficiencias.
– Reducir los errores y disminuir la variación de la producción, aumentando la consistencia.
– Ahorrar tiempo mediante procedimientos eficaces y la gestión de los cuellos de botella.
– Generar productos y servicios mejores y más precisos.
Una de las ventajas poco conocidas de la gestión de procesos empresariales es su capacidad para sentar las bases de la automatización de procesos. Muchas compañías piensan que la automatización es una forma segura de mejorar sus procesos. En realidad, la automatización se basa en procesos bien engrasados para que funcionen correctamente. La automatización de un proceso mal optimizado puede fijar las ineficiencias en la piedra, lo que hace mucho más difícil eliminarlas y mejorar los procedimientos.
Si está estudiando la posibilidad de automatizar su compañía, puede ser una buena idea consultar nuestro libro electrónico sobre Lean Six Sigma, que profundiza en cómo las compañías pueden limpiar sus procesos para prepararse para la automatización.
Los diferentes tipos de gestión de procesos empresariales
Aunque todos los tipos de BPM tienen procedimientos e implementaciones similares, existen algunos tipos diferentes. Se centran en diferentes tipos de procesos y cada uno se beneficia de un enfoque ligeramente diferente.
BPM centrado en la integración
Esta forma de gestión de procesos empresariales se ocupa de los procesos que existen principalmente como intermediarios entre sus sistemas (por ejemplo, HRMS, CRM, ERP) con poca o ninguna interacción humana. Estos procesos son los principales candidatos a la automatización, si no lo están ya. Disponen de amplios conectores y acceso a la API para ayudar a mover los datos lo más rápido posible.
BPM centrado en el ser humano
En la otra cara de la moneda está el BPM centrado en el ser humano. Esto es para los procesos que son ejecutados principalmente por los seres humanos. Estos procesos a menudo requieren aprobación en todo momento, y son realizados por trabajadores individuales. Se abordan mejor con el uso de una interfaz de usuario amigable e intuitiva, notificaciones fáciles y un seguimiento rápido. Recuerde que las mejoras deben realizarse teniendo en cuenta no sólo los resultados de la estrategia empresarial, sino también la facilidad de uso para las personas que los ejecutan.
Centrado en los documentos
Estas soluciones suelen aplicarse cuando un documento, como un contrato o un acuerdo, es el centro del proceso. Estas estrategias de mejora de procesos se centran en poder enrutar, formatear y verificar los documentos de la forma más rápida y precisa posible, consiguiendo que se firmen y aprueben a medida que pasan por el flujo de trabajo. Este tipo de flujos de trabajo son conocidos por tener un alto índice de cuellos de botella y deben ser cuidadosamente detallados para asegurarse de que ninguno pase desapercibido.
La mayoría de los sistemas de gestión de procesos empresariales incorporarán una combinación de estos elementos, aunque cada uno tenga un campo en el que se especialice. No hemos profundizado en cómo se puede automatizar cada uno de estos diferentes flujos de trabajo, es posible automatizar incluso los sistemas fuertemente dependientes del ser humano a través de la hiper automatización.
Para obtener más información, ¿por qué no consultar parte de nuestro material sobre hiper automatización?
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Consejos finales para iniciar su viaje de BPM
La gestión de procesos de negocio es una forma excelente de encontrar oportunidades de mejora de los procesos dentro de su organización. Aunque no es la única manera, también es un método eficaz para poner en marcha cualquier proyecto de automatización.
El último consejo que podemos compartir con usted sobre el tema tiene que ver con la puesta en marcha. Si quiere empezar a implementar el BPM en su empresa, lo más fácil y eficaz es contratar una consultoría de negocios.
Compañías como MJV tienen experiencia en la implantación de sistemas de Gestión de Procesos de Negocio en una amplia gama de industrias y países. Si quiere saber más sobre lo que podemos ofrecerle, ¿por qué no se pone en contacto con uno de nuestros consultores? Recuerde que no tiene que hacerlo solo.
Descubra también cómo agilizar los procesos de su compañía con nuestro Ebook: Lean Six Sigma: a powerful pair for business process automation.
